AIマニュアル作成プロンプト集｜そのまま使える指示文と直し方

「マニュアル作っといて」。頼まれた担当者が、生成AIの入力欄に「経費精算のマニュアルを作って」と打ち込む。返ってきたのは、どの会社にも当てはまる一般論。社内の画面名も、締め日も、値引きが入ったときの承認ルートも書かれていません。読めます。

ただ、そのままでは配れません。

マニュアル作成のプロンプトでつまずくのは、たいてい次の3点です。

• 出てきた文章がどれも一般論で、社内の実態と噛み合わない
• 手順の粒度がばらつき、1本ごとに書きぶりが変わってしまう
• 指示文を長く書き足すほど、出力が遠回りになっていく

この記事では、ツールを問わず使える形で次のことに答えます。

• どのツールでも通る骨格プロンプトの5要素
• 手順書・FAQ・引き継ぎ書など、用途別の指示文7本
• 出力が薄いときに足す3つの追加指示
• 社内情報のうち、指示文に入れてはいけない範囲

Saix自身、社内マニュアル67本をAIで生成し、社内ポータル「Saixマニュアルブック」に集約して日々運用しています。作り手であり利用者でもある立場から、机上論ではなく手を動かす前提で書きます。

掲載する指示文は、そのままコピーして使える形にしました。67本の生成で指示文に固定している部分と、あえて指示文に書いていない項目も、記事の後半で公開します。

マニュアルづくりの工程全体を先に押さえたい方は、次の記事が参考になります。

社内マニュアルをAIで作る方法｜属人化を解消する手順と運用設計

プロンプトが効かない原因は指示文ではなく渡す材料

指示文を200字から800字に書き足しても、返ってくる文章の質はほとんど動きません。動くのは、材料を3行から200行に増やしたときです。

金属加工の現場を持つ製造業で、段取り替えの手順書を作った例があります。工程名だけを渡した1回目の出力は、どの工場でも通用する一般論でした。2回目に、班長が新人へ送っていたチャットのやりとりを丸ごと貼り付けた。

「この治具を先に外さないと母材に傷が入る」という一文が、初めて出力に現れました。

清書された文書からは、こうした条件が抜け落ちています。残っているのは、現場で交わされた生の言葉のほうです。指示文が足りないのではなく、AIが読める場所に社内の事実が置かれていません。

そのため、この記事の指示文はどれも短く作ってあります。長さで勝負する型は載せません。ChatGPTの画面でどう操作するかはChatGPTでマニュアル作成する手順で扱っているため、ここからは指示文の中身に絞ります。

骨格プロンプト｜どのツールでも通る5要素の型

プロンプト（＝AIへの指示文）とは、AIに「こう作ってほしい」と伝える指示の文章のことです。マニュアル生成では、次の5要素を並べた形が最も安定します。役割、読者と前提、材料、出力形式、禁止事項。この順番も含めて固定します。

社内マニュアルの編集者として作業してください。
以下の材料をもとに、新任担当者が一人で同じ結果を出せる
マニュアルの下書きを作成します。

【対象業務】月次の請求書発行
【読者】入社1か月以内の管理部メンバー
【前提知識】使用ツールへのログインと基本操作は済んでいる

【材料】
（ここに既存メモ・チャットのやりとり・画面名の一覧を貼る）

【出力形式】
- 章立ては「目的／使うもの／手順／つまずきやすい点／担当と連絡先」の順
- 手順は1ステップ1動作。画面名とボタン名は材料の表記をそのまま使う
- 各ステップの末尾に「この時点で何がどうなっていればよいか」を1行書く

【禁止事項】
- 材料に無い数値・期限・承認者を推測で補わない
- 判断が要る箇所は断定せず「要確認」と記し、末尾に一覧でまとめる
- 「適切に」「必要に応じて」のような抽象的な言い換えを使わない

この型で効き目がいちばん大きいのは、末尾の禁止事項です。推測での穴埋めを止めさせると、AIが知らない箇所が「要確認」の一覧として表に出てきます。受け取った実務者は、その一覧から順に潰せばよくなります。

禁止事項が無いと、AIは空欄を嫌って一般論で埋めます。「担当部署に確認のうえ、適切に処理してください」。読めてしまうぶん、誤りに気づけません。穴が空いた下書きのほうが、きれいに埋まった下書きより安全です。

出力形式の指定も外せません。「読みやすくして」では体裁の判断がAI側に委ねられ、1本ごとに構成が変わります。章立てを固定した瞬間から、マニュアルはばらばらの読み物ではなく1つの体系になります。

読む側が「例外処理はどこに書いてあるか」を毎回探さずに済みます。

役割の1行を軽く見ないでください。「編集者として」と置くと、AIは材料を要約する側に寄ります。「コンサルタントとして」と置くと、材料に無い改善提案が混ざり始めます。マニュアル生成で欲しいのは提案ではなく、材料の忠実な構造化です。

ゴール：対象業務と読者の2行を差し替えれば、次の1本にも同じ型が使える状態になっていればOKです

用途別プロンプト7本｜手順書・FAQ・引き継ぎ書は書き出しの2行で決まる

骨格が固まれば、用途ごとに変えるのは冒頭2行と出力形式の指定です。役割・材料・禁止事項の3ブロックは、7本とも同じ文面のまま使い回します。変更点を先に一覧にします。

用途	書き換える冒頭2行	出力形式の指定	つまずきやすい点
手順書	対象業務と読者の役職	番号付きの手順＋ゴール行	1ステップに複数の動作が混ざる
社内FAQ	質問の出どころと想定読者	質問と回答の対＋出典欄	質問文が社内語のまま残る
チェックリスト	点検対象と実施頻度	表形式＋確認欄と実施者欄	判定基準が主観語になる
引き継ぎ書	引き継ぐ役割と最終出社日	項目見出し＋期限列	定例業務だけで例外が抜ける
作業標準書	工程名と使用設備	手順＋写真枠＋安全欄	安全項目が末尾にまとめられる
研修用テキスト	受講者の前提知識	章末に確認問題を3問	説明が長く演習が入らない
用語集	対象部署と収録範囲	用語・読み・言い換えの3列	社外の一般的な定義に寄る

4列目のつまずきやすい点は、出力形式の指定で先回りして潰せます。後から赤を入れる箇所は、たいてい最初の指示で防げた箇所です。使用頻度が高い3本は、差し替える部分の全文を載せます。

手順書：分岐を本文に混ぜると、通常手順まで読まれなくなる

【対象業務】受注から出荷指示までの流れ
【読者】配属3日目の営業事務

【出力形式】
- 手順は番号付き。1ステップ1動作で、主語を必ず入れる
- 各ステップ末尾に「この時点で何がどうなっていればよいか」を1行
- 例外が発生する分岐は本文に混ぜず、末尾に「例外処理」の章を立てる

効くのは、例外を本文から追い出す3行目です。分岐を混ぜると、通常手順を追う人まで読む量が倍になります。例外を別章に隔離すると、通常手順の完読率が上がります。

社内FAQ：想定質問から作ると、誰も聞いていない質問が並ぶ

材料は直近の問い合わせログに限定します。

想定質問から作らせてはいけません。頭の中で想定した質問は、現場から実際に来る質問とほとんど重なりません。

【材料】直近3か月の問い合わせチャットのログ
【読者】全社員（部署は問わない）

【出力形式】
- 実際に複数回きた質問だけをQ&Aの対にする。回数の多い順に並べる
- 質問文は社内の略語を使わず、初めて読む人の言葉に直す
- 各回答の末尾に、根拠になった資料名を1行で書く
- 材料から回答できない質問は、Q&Aにせず「未整備」として別に列挙する

最後の1行が要点です。回答できない質問は未整備の一覧として分けさせる。この一覧が、次に作るマニュアルの発注書になります。

引き継ぎ書：期日を渡さないと、年に1度の作業が抜ける

退職や異動が決まってからの作成になるため、期日の逆算を指示に含めます。

【引き継ぐ役割】経理の月次締め担当
【最終出社日】2026年8月29日

【出力形式】
- 項目は「定例業務／不定期業務／外部連絡先／使用ツールと権限／未完了案件」
- 各項目に、いつまでに引き継ぐかの期限列を付ける
- 定例業務は月内の実施日で並べ、繁忙期に印を付ける
- 口頭でしか伝わっていない判断基準は「要ヒアリング」として末尾に一覧化する

抜けるのは毎月の業務ではなく、年に1度の作業と口頭だけで伝わってきた判断基準です。本人が「書くほどでもない」と感じた項目に、後任は最初に詰まります。

残る4本は冒頭2行を差し替えます。出力形式は表の3列目をそのまま指示に落とします。

チェックリスト  【点検対象】開店前の店内点検  【頻度】毎日／開店30分前
作業標準書      【工程名】プレス機の段取り替え  【使用設備】80t機・治具A
研修用テキスト  【受講者】入社1週間以内の全新入社員  【前提知識】なし
用語集          【対象部署】営業部  【収録範囲】受注から請求までで使う社内語

作業標準書だけは、安全項目の扱いに注意が要ります。末尾に「安全上の注意」としてまとめると、現場では読まれません。危険が発生する手順の直下に、その手順専用の注意として差し込ませます。

手順書そのものの型は手順書をAIで作成する方法で詳しく扱っています。

チェックリストは判定基準の書きぶりで決まります。居酒屋チェーンの開店前点検で「清潔であること」と書いた項目は、店舗ごとに判断が割れました。「拭き跡が残っていない」と観察できる言葉に直すと、判定のばらつきが消えます。

指示文に「判定は観察できる事実で書く」と1行足せば、この置き換えはAIがやります。

出力が薄いときの追加指示3パターン

下書きを読んで「薄い」と感じたとき、指示文を最初から書き直す必要はありません。原因は3つに絞られ、それぞれ1行の追加指示で戻せます。

パターン1：材料が足りず、一般論で埋められている

症状は、社内の固有名詞がひとつも出てこないことです。

薄さは文章の巧拙ではなく、固有名詞の有無で判定します。追加で材料を渡し、章の立て直しだけを指示します。

以下のやりとりを材料に追加し、例外処理の章だけを作り直してください。
本文の他の章は変更しないでください。

パターン2：分からない箇所を、それらしく埋められている

訪問介護の事業所で申し送りの手順書を作ったとき、承認者の欄に実在しない役職名が入っていました。材料に無い情報をAIが補ったためです。

もっともらしい誤りは、明らかな空欄より発見が遅れます。

材料から確認できなかった項目を、末尾に「要確認」として一覧化してください。
本文中の該当箇所には（要確認）と印を付けてください。

パターン3：粒度が粗く、読んでも手が動かない

「システムに登録します」で終わっている手順は、初めての人には実行できません。粒度は感覚ではなく数字で指定します。

1ステップに動詞が2つ入っていたら、それは2ステップです。

各手順を1ステップ1動作に分割してください。
画面名とボタン名は材料にある表記をそのまま使い、言い換えないでください。

3パターンとも、指示を足すのではなく直す範囲を狭めるのが要点です。全文を作り直させると、前回よかった章まで書き換わります。章を指定して部分再生成させれば、赤入れの往復が1回で終わります。

ゴール：実務者が読んで「この通りにやれば業務が回る」と言える状態になっていればOKです

プロンプトに入れてはいけない社内情報

「入力した内容がAIの学習に使われるのではないか」。この不安で着手が止まる例が多いため、各社の公式ページを実際に開いて確認しました。

Anthropicのプライバシー窓口のページには、「既定では、当社の商用製品（Claude for Work、Anthropic API等）における入力と出力をモデルの学習には使用しない」と明記されています（2026年3月16日更新）。

Googleも、Workspaceの生成AIについて「利用者のコンテンツは、許可なく自社ドメインの外部での生成AIモデルの学習に使われることはない」と公式に記載しています。

法人向けプランを使う限り、既定は「学習に使わない」側です。

それでも、指示文に入れない情報があります。学習の可否とは別の理由で、社内に残すべき情報だからです。判断の軸は「マニュアルの手順を再現するのに必要か」の一点に置きます。

• 顧客の実名・金額・個人情報マニュアルの手順に実名は不要です。「取引先A」「担当窓口」の役割ラベルで手順は成立します
• 認証情報ID・パスワード・APIキーの類は、手順に「認証情報は別途、管理者から受け取る」と書けば足ります
• 未公表の人事・処遇評価基準や個別の処遇は、マニュアルの読者範囲と一致しません。別管理にします

Saixでは、案件情報を「ゴール・次のタスク・完了条件・登場人物は役割ラベルのみ」で記録し、顧客の実名と金額をデータ構造として持たない設計にしています。入力時に気をつけるのではなく、そもそも入れる場所を作らないほうが確実です。

Saixの67本｜指示文に固定しているのは出力形式だけ

Saixのマニュアルは、Claude Code（AIコーディングエージェント）で生成し、実務者が確認し、manifest.jsonという目録に登録して社内ポータルへ同期する流れで作っています。

67本を通して指示文に固定しているのは、このうち生成の工程だけです。

【出力形式】
- そのまま読めるHTML形式で出力する。見出し・表・番号付きリストを使う
- 図解と色分けを含め、人が整形し直さずに読める状態まで作る

HTML形式を指定するのは、読まれる体裁を最初から作らせるためです。文字だけの塊で出すと、整形の工程が人の側に残ります。整形をあとで人がやる前提にした瞬間、2本目の着手が遅れます。

逆に、指示文には書いていない項目があります。そのマニュアルをどのカテゴリに置くか、どの部署まで公開するか、どの理解度クイズを紐づけるか。この3つはmanifest.jsonという目録がまとめて持っています。

指示文は中身を作る道具に限定し、配布の条件は目録側へ寄せています。

目録に載せなければポータルには出ず、目録から消せばポータルからも消えます。正本と配布が一方向でつながっていれば、最新版がどれか分からない状態は起きません。

この線引きには、プロンプト側の理由もあります。配布用の装飾まで指示文に書き込むと、置き場所を変えたときに全本の作り直しになります。正本はローカルの管理フォルダ、配布は社内ポータルと分けているため、見た目はポータル側が担当します。

よくある質問

Q. 社内の情報をプロンプトに貼り付けても大丈夫か

法人向けプランであれば、既定で学習には使われません。AnthropicとGoogleは公式ページでその旨を明記しています。

そのうえで、顧客の実名・金額・認証情報は貼らずに役割ラベルへ置き換えてください。手順の再現に実名は要らないためです。判断に迷ったら、その情報を消しても手順が成立するかを試すと線が引けます。

Q. プロンプトは何本そろえておけば足りるか

骨格1本で足ります。用途別の7本も、実体は冒頭2行と出力形式を差し替えたものです。集める作業に時間を使うより、自社の用語で1本を書き直し、社内の共有ドライブに置いてください。書き直す際は、禁止事項に自社で起きた誤りを1行ずつ足していきます。

2本目からの速度が変わります。

Q. 無料のプランでもここまで作れるか

下書きの生成までは無料の範囲で届きます。詰まるのは材料の量です。長いログを一度に貼れる文字数の上限は有料プランのほうが広く、材料を分割すると出力の一貫性が落ちます。1本を通してみて、材料が入り切らない場面が続いたときが切り替えどきです。

まとめ

マニュアル作成のプロンプトは、長く書くほど効くものではありません。効くのは、渡す材料の量と、末尾の禁止事項です。

役割・読者と前提・材料・出力形式・禁止事項の5要素を並べた骨格を1本持てば、手順書もFAQも引き継ぎ書も、冒頭2行の差し替えで回ります。

出力が薄いときの原因は3つです。材料が足りない、分からない箇所を埋められている、粒度が粗い。

いずれも指示文を書き直すのではなく、章を指定して部分的に作り直させる。この直し方を覚えると、赤入れの往復が1回で終わります。

社内情報については、法人向けプランの既定が「学習に使わない」であることを公式ページで確認しました。そのうえで、実名・金額・認証情報は役割ラベルに置き換えます。

次の一手は、止まると困る業務を1つ選び、その業務のチャットログを集めることです。指示文はこの記事のものをそのまま使って構いません。

1本を通したあとの工程設計は社内マニュアルをAIで作る方法にまとめています。自社の材料と用語で組み直すところから相談したい場合は、AIマニュアル構築支援もあわせてご覧ください。