介護マニュアルをAIで作る｜記録・送迎・申し送りの手順を雛形化

「この方は、いつも右足から降りるんです」。送迎車の前で、長く勤めている職員がそう言い添える。入ったばかりの職員は、その一言を手帳に書き取る。翌週、同じ場面で手帳は出てきません。

介護事業所のマニュアルづくりでつまずくのは、たいてい次の3点です。

• 記録の書き方が職員ごとに違い、読み返しても当日の状況が再現できない
• 手順を知っているのが特定の職員だけで、その人が休むと現場の判断が止まる
• 利用者の情報をAIに入力してよいのか分からず、着手する前で止まっている

この記事では、現場を回しながらでも今週中に1本目が形になるよう、次のことに答えます。

• 介護記録の書き方を、事実と解釈に分けてそろえる手順
• 申し送りと送迎の手順を雛形にする3ステップと、そのまま使えるプロンプト
• 利用者情報を伏せたままAIに書かせる、置き換えの型
• 運営指導で確認される文書を、マニュアル側の欄として先に持たせる考え方

Saix自身、社内マニュアル67本を社内ポータルに集約し、部署ごとに見える資料を分けたうえでAIヘルプデスクに答えさせています。マニュアルの作り手であり、日々それを引く使い手でもある立場から、机上論ではなく手を動かす前提で書きます。

職員の口から手順を引き出して手順書に起こす進め方は、次の記事が参考になります。

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動画マニュアルをAIで作る方法｜手順書を自動生成する5ステップとツール比較作業しながら口で説明してもらった内容を文字起こしし、AIに手順書として書かせる5ステップと、ツールの違いを整理した記事です。

介護マニュアルでつまずく3つの落とし穴｜原因は書く時間ではなく置き場所

更新が止まった事業所のつまずき方は、ほぼ3通りに収まります。完璧な初版を目指して数か月出せない、ベテランに頼んで白紙のまま返ってくる、といった手前の詰まりも、根はこの3つと同じです。

落とし穴1：事務所の棚に戻った1本は、現場の動線から外れて開かれない

送迎前の職員が、車のキーを取りに来たついでにバインダーを立って開くことはありません。現場の動線から外れた場所に置いた時点で、その資料は無かったことになります。

紙なら詰所の壁、データなら全員のスマートフォンから2タップで開ける場所まで下ろします。

落とし穴2：直す担当が決まっておらず、どれが最新版か誰も言えない

「気づいた人が直す」運用は、結局のところ誰も直しません。担当を決めていない資料は、印刷日だけが違う版が何本も生まれます。サービス種別ごとに直す人と直す日を1つ決めてください。月1回5分の見直しで足ります。

落とし穴3：紙を差し替えても伝わらず、古い版のまま現場が回り続ける

手順を変えてバインダーを差し替えても、差し替えた事実は誰にも伝わりません。夜勤明けの職員は先月の版を頭に入れたまま同じ手順を続けます。更新は、直した時点ではなく現場に伝わった時点で完了します。

Saixでは、マニュアルの正本ファイルを管理フォルダに置き、目録ファイルで「どの資料を・どのカテゴリで・誰に公開するか」を一元管理しています。

目録から外したものはポータルからも消える一方向の同期にしているため、現場で開かれる版と手元で直す版が食い違いません。

介護記録の書き方をそろえる｜1行を事実と解釈の2つに割ると粒度がそろう

記録がそろわない事業所には、共通した書き方の癖があります。「落ち着かない様子」「食欲なし」で1行が終わる。次の勤務者は、何が起きたのかを再現できません。記録の目的は、その場にいなかった人が同じ判断にたどり着けるようにすることです。

事実の欄：評価語を外して見たまま書くと、読み手が状況を組み立てられる

そろえる方法は単純で、1行を「事実」と「解釈」に割ることです。見たまま・聞いたままを先に書き、そのうえで職員としての見立てを分けて書く。これを全職員の共通ルールにします。

場面	よくある記録	事実として書くこと	解釈として分けて書くこと
入浴	入浴を拒否された	10時に声かけ。「今日はやめとく」と2回発言。居室で臥床のまま	前日夜に咳あり。体調不良の可能性があるため午後に再度声かけ
食事	食欲なし	主食2割・副菜0割。茶碗を押し戻す動作あり	義歯の当たりを訴えていたため、歯科受診の相談が必要
移動	ふらつきあり	居室からトイレまで、壁に3回手をついた	夕方に集中しており、日中の活動量との関係を観察したい
家族対応	家族から相談あり	長男から16時に電話。次回の担当者会議の日程について質問	面会頻度が下がっており、状況共有の機会を増やしたい

右2列の書き分けが定着すると、申し送りの時間が短くなります。読み手が事実だけを拾って状況を組み立てられるからです。逆に、両者が混ざった記録は、書いた人の主観がそのまま事実として引き継がれます。

ルールづくり：型はAIに書かせ、記入例だけ現場の言葉に差し替える

この書き分けルール自体を、AIに草案として書かせることができます。下のプロンプト（＝AIへの指示文）を使います。プロンプトとは、AIに「こう作ってほしい」と伝える指示の文章のことです。

介護事業所の記録ルールを整備する担当者として、
以下の条件で「介護記録の書き方ルール」の草案を作ってください。

・対象サービス：通所介護（デイサービス）
・目的：勤務者が交代しても、当日の状況が再現できる記録にする
・構成：（1）1行の型 （2）事実として書くこと （3）解釈として分けて書くこと
　　　　（4）書いてはいけない表現 （5）場面別の記入例を6つ
・条件：専門用語は最小限にし、入職1か月の職員が読んで書ける言葉にする
・条件：利用者の氏名は出さず「利用者A」のように表記する
・出力形式：見出しと箇条書きのHTML

出てきた草案をそのまま配ってはいけません。職員が実際に使っている言い回しに、記入例だけを差し替えてください。

Saixの社内AIヘルプデスクも、社内資料だけを根拠に答えます。資料に無いことは憶測せず「担当者に相談してください」と返す設計にしています。AIが強いのは型を素早く形にすることで、現場の言葉を決めるのは人の仕事です。

申し送りと送迎の手順を雛形化する3ステップ｜白紙から書かせない

申し送りと送迎は、介護の現場で最も属人化しやすい2業務です。どちらも判断の連続で、判断の理由が本人の頭の中にしかありません。ここを雛形化するときは、書く順番を固定します。

STEP1：介護固有の4欄を足して、共通項目は雛形から流用する

目的・対象者・手順・更新履歴といった共通項目は、どの業種でも変わりません。白紙から考えず、介護で足す次の4欄だけを差分として設計します。

• 利用者ごとの個別配慮乗降の順・立ち上がりの支え方・声かけの言い回しなど、人によって変わる部分を1行ずつ
• 連絡先と連絡順誰に、どの順番で、どの手段で連絡するか。管理者が不在のときの代理も書く
• 中止・受診の判断ラインバイタルの数値、意識状態、家族の意向など、続行しない基準を数値と状態で示す
• 記録の残し方この手順を実施したとき、どの記録にどう書くかまでを手順の最後に書く

共通項目の書き方は社内マニュアルをAIで作る手順にまとめています。ここでは繰り返しません。

STEP2：材料は書かせず、送迎車に同乗して口から引き出す

送迎マニュアルを職員に「書いてください」と頼むと、白紙のまま1か月が過ぎます。代わりに、送迎車に同乗して質問しながら音声で録ります。

「なぜこの順番で乗せるのか」「この交差点で何に気をつけるのか」「車椅子の固定はどこを最初に留めるのか」。マニュアルにならないのは手順ではなく、手順の理由が言語化されていないからです。

訪問介護なら、鍵の受け取り方、玄関先での声かけ、冷蔵庫を開けるときの断り方まで聞きます。特別養護老人ホームの夜勤なら、巡視の順路と、居室ごとに見る場所が変わる理由を聞く。この録音がそのまま材料になります。

文字に起こす前の生の言葉に、判断の理由が入っています。

聞き取りは1回30分で足ります。録音の許可を取り、手順の順番どおりに「次は何をしますか」「それはなぜですか」の2つだけを繰り返す。理由を問われた職員は、その場で初めて自分の判断基準を言葉にします。

聞き取りの目的は手順の確認ではなく、頭の中にしかない判断基準を音にすることです。

申し送りは、聞き取りではなく枠の固定から入るほうが早く形になります。夜勤から日勤への申し送りであれば、伝える項目を「昨夜の変化があった利用者」「当日に判断が必要なこと」「家族・外部への連絡待ち」の3つに絞る。

それ以外は記録を見れば分かる、という線を引きます。項目を絞ると、その3つに何を書くかの記入例だけで雛形が完成します。

STEP3：文字起こしを渡し、要確認つきの初版をAIに書かせる

録音を文字起こししたテキストを貼り付け、STEP1で決めた欄に流し込ませます。スマートフォンの音声入力でも、文字起こしの精度は実用に足ります。整った日本語にする作業を人が抱えないことが、この工程の目的です。

以下は、通所介護の送迎担当者に手順の理由を聞き取った文字起こしです。
この内容だけを材料に、送迎マニュアルの初版を作ってください。

・章立て：目的／対象者と前提／手順（時系列）／利用者ごとの個別配慮／
　連絡先と連絡順／中止・受診の判断ライン／記録の残し方／更新履歴
・条件：文字起こしに無いことは書かず、不明な箇所は「要確認」と明記する
・条件：手順は「誰が・いつ・何をする」の形にし、1文を60字以内にする
・条件：利用者の氏名・住所・病名は「利用者A」「送迎ルート北側」のように置き換える
・出力形式：そのまま印刷できるHTML

【文字起こし】
（ここに貼り付け）

「文字起こしに無いことは書かない」という条件が要です。この一文が無いと、AIは一般的な介護の教科書を混ぜてきます。出てきた原稿に「要確認」が10か所並んでいたら、それは失敗ではなく、聞き取りが足りない場所の一覧です。

そこだけ追加で聞き直せば、2回目で埋まります。

Saixでは、社内マニュアルの本文をAIコーディングエージェント（Claude Code）に生成させ、図解や色分けを含んだHTMLの読み物として出力させています。書式を整える作業を人が抱えないぶん、人の時間は判断基準と例外の記述に回せます。

ゴール：送迎と申し送りの2本について、要確認が残った状態でもよいので初版が印刷できていればOKです

個人情報をAIに渡さない書き方｜氏名も住所もマニュアル本文には要らない

着手が止まる最大の理由がここです。個人情報保護委員会と厚生労働省の「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」を実際に開いて確認したところ、平成29年4月14日に策定され、令和8年4月に一部改正されていました。

目次には要配慮個人情報の定義に加え、安全管理措置・従業者の監督・委託先の監督（法第23条から第25条）という章が並びます。利用者の心身の状態や病歴は要配慮個人情報にあたり、通常の個人情報より厳しい扱いが求められます。

だからといってAIを避ける必要はありません。マニュアルに書くべきは「誰に何をしたか」ではなく「どういう状態の人に、どう対応するか」です。

元の記述	AIに渡す形	置き換えの考え方
山田様（仮名）は右麻痺	利用者A（80代・要介護3・右片麻痺）	氏名を役割ラベルに変え、対応の判断に必要な属性だけ残す
長男の◯◯様に連絡	第一連絡先（同居家族）に連絡	続柄ではなく、連絡順の役割で書く
△△町3丁目のお宅	送迎ルート北側の3件目	住所は順路上の位置に置き換える
認知症でよく怒られる方	短期記憶の低下がある利用者	評価語を外し、対応が変わる状態だけを書く

この置き換えを職員に任せると、必ず抜けが出ます。マニュアル原稿を作る段階で「氏名・住所・家族名を書かない」を記入ルールそのものに埋め込んでください。

Saixでも案件情報は「ゴール・次のタスク・完了条件・登場人物は役割ラベルのみ」で記録し、実名をデータ構造として持ちません。

実地指導で見られる項目をマニュアル側に先に入れる｜名称は2022年から運営指導

名称は運営指導に変わった：実地指導のままの手順書は、用語から古く見える

厚生労働省の該当ページを開いて確認したところ、かつて実地指導と呼ばれていたものは、令和4年3月策定の「介護保険施設等運営指導マニュアル」以降、運営指導という名称に変わっています（令和6年7月改訂）。

同マニュアルは運営指導を「介護サービスの実施状況指導」「最低基準等運営体制指導」「報酬請求指導」の3つに分け、後ろ2つは情報セキュリティの確保を前提にオンライン会議システム等の活用が可能だと明記しています。

確認文書は公表されている：見られる書類が分かれば、欄として先に持てる

事業所側に効くのは、別添の「確認項目及び確認文書」です。同マニュアルには、確認項目以外は特段の事情がない限り確認せず、確認文書以外の文書は原則求めないと定められています。

つまり、見られる書類の範囲があらかじめ公表されています。ならば、その書類が出てくる場所をマニュアル側の欄として先に持たせるのが早い。

確認される領域	現場で出てくる文書	マニュアル側に置く欄
サービスの実施状況	計画書、サービス提供記録	記録の残し方（どの記録にどう書くか）
身体的拘束等の適正化	検討記録、指針、研修記録	中止・判断ラインと、記録が必要な行為の一覧
運営体制	勤務体制一覧、重要事項説明書	対象者と前提（誰がこの手順を行えるか）
事故・苦情への対応	事故報告、苦情処理の記録	連絡先と連絡順、報告の期限

※本記事の制度に関する記述は、厚生労働省「介護保険施設等運営指導マニュアル」（令和4年3月策定・令和6年7月改訂）の記載にもとづきます。

あわせて、個人情報保護委員会・厚生労働省「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」（令和8年4月一部改正）の記載にもとづきます。運用の細部は保険者ごとに異なるため、実務では所管自治体の通知をご確認ください。

Saixが目録ファイルに更新日と公開範囲を持たせているのも同じ発想です。「いつ・誰が・何を直したか」は後から作れません。欄として最初から用意しておけば、指導の準備は棚から書類を探す作業ではなくなります。

Saixの部署別アクセス制御を事業所に置き換えると｜見えない資料はAIも答えない

Saixの社内ポータルは、資料ごとに公開部署を指定できる5区分のアクセス制御を持っています。AIヘルプデスクも「質問した人が見える資料」だけを知識として使います。他部署限定の資料は、回答経由でも漏れません。

事業所なら訪問・通所・施設・送迎・管理者の区分です。運用コストも同じで、SaixではAIの利用額に月3,000円の上限を設けて自動停止させています。青天井にしないと決めれば、試す判断は軽くなります。

よくある質問

Q. 利用者の氏名や病名をAIに入力しても問題ないか

マニュアルを作る用途なら、入力する必要そのものがありません。手順書に書くのは「どういう状態の人に、どう対応するか」で、個人を特定する情報は要らないからです。氏名は利用者A、住所は順路上の位置に置き換えて渡してください。

社内の記録そのものをAIに扱わせる場合は要配慮個人情報にあたります。利用目的の特定と委託先の監督まで含めて、所管自治体に事前確認してください。

Q. 何本くらい作れば形になるか

最初は2本で十分です。申し送りと送迎のように、人が入れ替わったときに真っ先に困る業務から選びます。全業務を網羅しようとすると、完成しないまま半年が過ぎます。

Saixの社内でも67本まで増えたのは運用を続けた結果であり、最初から本数を目標にしたわけではありません。

Q. 無料のAIだけでどこまでできるか

原稿づくりは無料の範囲でも回ります。文字起こしと初版の作成までは、一般的な生成AIの無料枠で足ります。有料の判断が必要になるのは、作った資料を全職員が同じ場所から引ける状態にする段階からです。

置き場所と検索の仕組みまで含めて考えるときに、社内ポータルや専用ツールの検討に進んでください。

まとめ

介護のマニュアルが更新されないのは、書き手の意欲の問題ではありません。置き場所と直す担当が決まっていないという構造の問題です。先に記録の型を決め、材料は職員の口から集め、文章化はAIに任せる。

この順番なら、現場を回しながらでも初版は今週中に出ます。

個人情報の不安は、渡す前に伏せる運用ではなく、渡せる材料の範囲を先に絞る設計で解きます。利用者名は役割ラベルへ、住所は順路上の位置へ。記入ルールそのものに埋め込んでしまえば、忙しい日でもルールは破れません。

運営指導で確認される文書の範囲は公表されています。その書類が出てくる場所をマニュアルの欄として最初から持たせておきます。

次の一手は、明日の送迎に同乗して質問しながら録音することです。録った音声を手順書に起こす具体的な流れは動画マニュアルをAIで作る方法で詳しく扱っています。

2本目以降が増えてきたら、職員からの質問にAIで答えさせる社内FAQをAIで自動化する方法まで進んでください。事業所全体の設計から相談したい場合は、AIマニュアル構築支援をご覧ください。