生成AIの使い方マニュアルの作り方｜社内に配る手引きの中身と作例

「これ、会社のPCで使っていいんですか」。生成AIの導入初日、いちばん多い質問はこれです。社内規定はあっても、画面のどこを押すかまでは書かれていません。

使い方マニュアルでつまずくのは、たいてい次の3点です。

• 社内規定はあっても、実際の画面操作やプロンプトの書き方までは書かれていない
• ChatGPTだけを想定して作り、画像生成AIや他ツールの注意点が抜け落ちる
• 作った直後は読まれても、更新されないまま実際の画面と合わなくなる

この記事では、次のことに答えます。

• 社内規定と使い方マニュアルの違い
• 使い方マニュアルに入れる6項目
• ChatGPTのプラン差と画像生成AIで書き分けるポイント
• 生成AIで叩き台を作る5ステップ

Saix自身、社内マニュアル70本前後をAIで生成し、AIヘルプデスク「サイくん」の使い方までマニュアル化して運用しています。作り手であり使い手でもある立場から書きます。

社内マニュアル全体の作り方は、次の記事で解説しています。社内マニュアルをAIで作る方法｜属人化を解消する手順と運用設計

生成AIの使い方マニュアルとは｜社内規定と違うのは「可否」でなく「操作」を書く点

生成AIの使い方マニュアルは、「何をしてよいか」のルールでなく、「画面のどこを、どの順番で押すか」を書いた手引きです。社内規定が可否を決める文書だとすれば、使い方マニュアルは操作そのものを書く文書です。

この2つを1つの文書に混ぜると、どちらの役割も中途半端になります。規定を読んでも操作は分からず、使い方を読んでも「これをしてよいのか」の判断がつきません。

使い方マニュアルが対象にするのは、ChatGPTや画像生成AIといったツールの操作面です。ログインの仕方、プロンプト（AIへの指示文）の書き方、出てきた結果の確認手順まで、実際の画面を見ながら進められる粒度で書きます。

使い方マニュアルが無いまま生成AIを配ると、覚えの早い社員だけが自己流で使いこなし、残りの大半は「怖いから触らない」か「規定を知らずに何でも入力する」のどちらかに分かれます。マニュアルの役割は、この差を埋めることです。

社内規定を先に作りたい場合は、可否のルールを条文に落とす手順から始めます。ここでは、規定が決まった後に配る「使い方」の中身に絞って解説します。

使い方マニュアルに入れる6項目｜抜けやすいのは禁止操作の書き方

使い方マニュアルに入れる項目は、次の6つに整理できます。

• 対象ツールと契約プラン：会社が契約しているのはどのプランか。個人が無料で使う場合と、扱える範囲が変わります。
• ログインとアクセス方法：会社アカウントでの入り方。個人アカウントで業務利用してしまう混同を防ぎます。
• 使ってよい業務範囲：どの業務でAIに相談してよいか。範囲外の判断は、相談窓口とセットで書きます。
• 入力してはいけない情報：顧客名・金額・未公開の契約条件など、渡す前に伏せる対象を具体的に列挙します。
• 出力の確認手順：AIの回答をそのまま使わず、誰が最終確認するかを1文で明記します。
• 困ったときの相談先：判断に迷ったときに誰へ聞くか。担当者名でなく役割名で書くと、異動があっても直しが要りません。

この6項目のうち、実際に抜け落ちやすいのは入力してはいけない情報の書き方です。「機密情報を入力しない」という一文だけで終わらせると、何が機密なのか読み手が自分で判断することになります。

金属加工の現場を持つ製造業では、取引先名の入った図面をそのまま画像生成AIに読み込ませてしまう事故が起きやすいと聞きます。禁止する対象を「顧客名」「金額」「未公開の図面」のように具体名で列挙するほうが、注意を呼びかけるより確実に守られます。

ツール別の書き分け方｜同じ「使い方」でもプランで権限が変わる

使い方マニュアルは、ツールを1本にまとめて終わりにできません。同じ「使い方」でも、契約しているプランによって、書くべき権限の話が変わります。

ChatGPT編：プランが上がるほど、書くべきは機能でなく権限管理

ChatGPTには、個人が試す無料の範囲から、企業が管理者を置いて運用する範囲まで複数のプランがあります。使い方マニュアルで書き分ける観点は、機能の多さではなく誰が管理し、誰が見られるかです。

プラン	主な使われ方	マニュアルに書くべきこと
Free（無料）	個人が試しに使う	会社の判断で使ってよいか、まず確認させる一文
Plus（個人の有料契約）	特定の担当者が自己判断で契約	会社契約か個人契約かを明記させ、会社の情報を混ぜない注意
Team（チーム向け）	部署・チーム単位で契約	管理者がメンバーを追加・削除できる権限の所在
Enterprise（全社向け）	会社全体で導入	SSO（1つのログインで複数サービスに入れる仕組み）や保持期間など、管理者が設定する項目の一覧

表の4段目のEnterpriseだけ金額に触れていないのは、公式サイトが個別見積もりの形をとっていて、金額欄そのものが存在しないためです。

使い方マニュアルには「要問い合わせ」とだけ書き、社内の契約担当者名を添えておきます。料金交渉の窓口と、日常の使い方の質問先が、同じ場所で分かる形になります。

※料金は公式サイトで固定額を公開していないプランがあり、時期によっても変わるため本記事では扱いません。契約時は必ず公式サイトの最新の条件を確認してください。

「chatgptのマニュアル」を検索する方の多くは、Free版の使い方を知りたい個人と、Team・Enterpriseの管理を担当する情報システム部門の両方が混ざっています。読み手がどちらかを最初に決めてから書くと、内容がぶれません。

Team以上では、管理者が退職者のアカウントを止められるかどうかも、使い方マニュアルに書いておくべき点です。個人契約のPlusでは、退職時に会社側で止める手段がありません。この違いだけで、注意点として書く内容が変わります。

経理部のように扱う数字が多い部署では、Enterpriseの保持期間設定を確認してから使い始めるようマニュアルに明記しておきます。あとから「どこまで残っているか分からない」という不安を減らせます。

実際にChatGPTで手順書を作る具体的な流れは、ChatGPTでマニュアル作成する手順｜プロンプト例と直し方で解説しています。

画像生成AI編：著作権の注意点は、生成ボタンの直後に置かないと読まれない

画像生成AIの使い方マニュアルは、操作手順だけでは不十分です。生成した画像を誰が、どこまで使ってよいかを、操作の直後に置く必要があります。

実在の人物や取引先のロゴに似た画像を生成させない、生成した画像を社外資料に使う前に商用利用の条件を確認する、この2点は特に見落とされます。注意点を巻末にまとめるだけでは、操作している最中の担当者には届きません。

広告用の画像を頻繁に作る部署では、「生成した直後にチェックする3項目」を画面キャプチャの真横に置く形が実際に読まれています。手順とセットにすることで、読んでから守るのではなく、操作しながら守る形になります。

飲食店の販促担当が、新メニューの写真をもとにSNS用のイラストを作る場面でも同じです。実在の来店客が写り込んだ元写真をそのまま読み込ませないことを、操作手順の1行目に書いておくと迷いません。

生成した画像をどこに保存し、誰が最終的な公開判断をするかも、あわせて書いておく項目です。士業のように守秘義務の重い業種でも、資料の表紙デザインだけを画像生成AIに作らせる使い方は広がっています。

本文の中身は絶対に読み込ませないという一線を、操作手順の最初に明記しておくと安全に運用できます。

保存先も、担当者の手元ではなく共有フォルダの1か所に決めておきます。誰がいつ作った画像かをたどれる状態にしておけば、公開後に差し替えが必要になったときも元データを探し回らずに済みます。

画像を含む手順書全般の作り方は、Geminiでマニュアル作成する方法｜AIで画像つき手順書も作るで詳しく扱っています。

生成AIで叩き台を作る5ステップ｜骨格はAI、選ぶのは人

6項目が決まったら、文章として書き起こす作業に入ります。ゼロから書くと数日かかりますが、骨格を生成AIに作らせると数時間で下書きが揃います。

STEP1-2：使う場面を洗い出し、禁止事項を先に決める

何を部署ごとに「AIに何を聞いているか」を3つずつ挙げてもらいます。どうやってチャットワークやアンケートで1週間分の質問例を集めます。禁止事項も、使い方の説明より先に確定させます。禁止事項が後回しになると、使い方だけが先に広まり、あとから制限をかけづらくなります。

営業部と経理部に同じ使い方マニュアルを配ると、どちらにも刺さらない内容になりがちです。質問例は部署ごとに分けて集め、共通する部分と個別の部分を分けて書きます。

STEP3-4：AIに骨格を書かせ、実際の画面で撮り直す

集めた質問例と禁止事項を渡し、AIに骨格を書かせます。以下はそのまま使えるプロンプト（AIへの指示文）の例です。

社内向け使い方マニュアル作成の専門家として作業してください。
対象ツール：[ツール名・プラン]
よくある質問例：[集めた質問例を貼る]
禁止事項：[入力してはいけない情報を貼る]
上記をもとに、次の構成で使い方マニュアルの下書きを書いてください。
・ログイン方法
・使ってよい業務範囲
・入力してはいけない情報（具体例つき）
・困ったときの相談先
条件：実際の画面操作は「〜を押す」の形で書き、抽象的な説明にしない

骨格ができたら、実際の画面を操作しながらスクリーンショットを撮り直します。AIが書く「〜をクリックします」は、実際のボタン名や位置とずれていることがあります。文章だけで済ませず、画面で照合してください。

STEP5：事実確認してから配布する

骨格と画面が揃ったら、その手順どおりにAIを操作し、書いてある通りに進むかを確認します。読むだけのレビューでは、画面の変更に気づけません。

ゴール：骨格・画面・禁止事項の3つが1つの文書にまとまり、実際に操作した通りに書かれていればOKです。

プロンプトの型をさらに増やしたい方は、AIマニュアル作成プロンプト集｜そのまま使える指示文と直し方を参考にしてください。

Saixの実物｜70本前後のうち「使い方」系はこう作っている

Saixでは、社内マニュアルを70本前後の規模でAI（Claude Code）に生成させ、社内ポータル「Saixマニュアルブック」に集約しています。この中には、社員が生成AIをどう使うかを説明した「使い方」系の資料も含まれています。

Saixが徹底しているのは、「禁止」でなく「操作」で書くことです。規定文だけを渡すのでなく、AIヘルプデスク「サイくん」に質問を送る画面キャプチャの横に、入力してよい範囲を書き添えています。

サイくんの回答は社内資料だけを根拠にし、出典マニュアルを最大3件、カードとして表示する設計にしています。使い方の説明そのものに「なぜこの範囲までしか答えないか」を含めることで、規定を読ませなくても安全な使い方が伝わる形にしています。

社内向けの説明では、ツールごとに「入力してよい例」と「いけない例」を対で示しています。抽象的な注意書き1行より、具体例を対で示すほうが誤操作は減ります。この形は、6項目の入力禁止情報の章にそのまま使えます。

AIの利用コストは月3,000円の上限を設け、到達すると自動で止まる設計です。使い方マニュアルに、コストの上限と到達後どうなるかまで書いておくと、担当者が安心して使えます。

失敗・落とし穴｜使い方マニュアルが読まれなくなる4つの原因

使い方マニュアルは公開直後がいちばん読まれ、そこから急速に読まれなくなります。原因は主に4つです。

原因1：画面の見た目が変わり、説明と実際がずれる。生成AIはボタンの位置やメニュー名が数週間単位で変わります。撮った日付を記録し、見直す担当を決めておかないと、マニュアルの方が古くなります。

原因2：禁止事項だけが先に伝わり、使い方が広まらない。「入力するな」という注意ばかりが独り歩きすると、使ってよい範囲まで萎縮し、そもそも使われなくなります。

原因3：ツールごとに別々の文書になり、どれを見ればよいか分からない。ChatGPT用・画像生成AI用と資料が分かれていると、担当者は毎回迷います。1つの入口から探せる形にまとめます。

原因4：更新した後、古い版が別の場所に残ったまま配布され続ける。正本の置き場所を1つに決め、古い版は消すか一目で分かる形にしないと、更新した意味がなくなります。

読まれる状態にするには、教える場とセットにするのが近道です。入ったばかりの人にどこまで任せるかは、新人にAIを任せる範囲の決め方で整理しています。

よくある質問

Q. 使い方マニュアルを作れば、入力ミスによる情報漏洩は防げますか

完全には防げません。使い方マニュアルは気づきやすくする道具であり、入力そのものを止める仕組みではないためです。確実に防ぎたい範囲は、システム側の入力制限や承認フローと組み合わせて設計します。マニュアルはあくまで、迷った瞬間に立ち返る場所として位置づけてください。

Q. 使い方マニュアルは何ページくらいで作ればよいですか

ツール1つにつき2〜4ページが目安です。ページ数を増やすより、6項目を漏らさず入れることを優先します。ツールが増えるたびに文書を分けず、1つの入口からたどれる構成にします。長くなりすぎたら、章ごとに独立したページへ分割してください。

Q. 使い方マニュアルは無料のAIだけで作れますか

骨格の下書きまでは無料範囲でも十分作れます。実際の画面のスクリーンショットや、部署ごとの質問例の収集は人手が必要で、ここは無料・有料に関わらずAIだけでは終わりません。有料プランの検討は、無料範囲で骨格を作ったあとで十分間に合います。

Q. 使い方マニュアルは誰が作るのが適任ですか

情報システム部門だけに任せず、そのツールをいちばん使っている部署の担当者と組むのが向いています。画面のどこを押すかは使っている人しか書けず、プランの権限や保持期間の設定は管理する側しか分かりません。書く人と確かめる人を分け、役割名で明記しておきます。

Q. 使い方マニュアルはどのくらいの頻度で見直せばよいですか

期間だけで決めると形だけの見直しになります。ツールの画面が変わったとき、契約プランを変えたとき、新しいツールを増やしたときの3つを更新のきっかけとして先に決め、そのうえで四半期に一度は開いて確かめます。見直した日付と担当の役割名を、文書の先頭に残します。

Q. 動画で作るのと文書で作るのは、どちらがよいですか

最初は文書で作るほうが続きます。生成AIの画面は変わりやすく、文書なら1行だけ直せますが、動画は撮り直しになります。文章と画面の写真で骨格を固めたあと、手順が複雑で言葉にしにくい部分だけ短い動画を足す順番が現実的です。両方を同じ入口から開ける形にしておきます。

Q. AIの回答を社外に出してよいかの線引きはどう決めますか

出す相手が社外か社内かで線を引くと迷いません。社外に出るものは、担当者の名前で承認する工程を必ず1つ挟みます。とくに数字・固有名詞・日付は、AIの回答をそのまま信じず元の資料に当たって確かめます。この確認を誰が担うかを、使い方マニュアルの本文に役割名で書いておきます。

Q. パートやアルバイトにも同じマニュアルを配ってよいですか

配って構いませんが、アカウントを発行する範囲と、入力してよい情報の範囲は雇用形態ごとに分けて書きます。別の文書に分けるより、同じマニュアルの中に「誰にどこまで許すか」の一行を足すほうが守られます。退職や契約終了のとき誰がアカウントを止めるかも、あわせて決めておきます。

まとめ

生成AIの使い方マニュアルは、社内規定とは別物です。可否のルールでなく、画面のどこを押すか、何を入力してよいかまで書いて初めて読まれます。抜け落ちやすいのは、入力してはいけない情報の書き方です。

ツールごとの書き分けも欠かせません。ChatGPTはプランで管理する権限が変わり、画像生成AIは著作権の注意点を操作の直後に置きます。骨格はAIに作らせても、事実確認する工程は人が担います。

まずは、自社のどのツールがどのプランで契約されているかを確認するところから始めてください。契約プランが分かれば、6項目のうち何を優先して書くべきかも決まります。

業務そのものをAIでマニュアル化したい場合は、業務マニュアルのテンプレート｜作り方とAIで標準化する5ステップを参考にしてください。