AIと就業規則｜どこまで定めるべきか

「就業規則、AIのことは何も書いていないですよね」。総務の担当者が、印刷した規則を手に部屋へ入ってくる。最後に触ったのは3年前のままです。どこに何を足すのか、社内の誰も答えられない。そのあいだにも、社員は今日もAIで議事録を要約し続けています。

就業規則にAIの利用ルールを入れようとしてつまずくのは、たいてい次の3点です。

• 本体に書くことと、別の規程に回すことの線が引けない
• 使ってよいサービス名まで条文に書き込み、契約が変わるたびに改定が必要になる
• 届け出たものの、社員が読んだかどうかを確かめる手段がない

この記事は、条文の見本を並べる前に置き場所の決め方から組み立てています。次のことに答えます。

• 就業規則の本体に足す3箇所と、別規程へ切り出すものの線引き
• 遵守事項と懲戒の条文を、どの粒度まで書けば足りるか
• 国が配っているモデル就業規則を実際に開き、全文を検索して確かめた結果
• 書いた内容を効力のある形にするための、周知のやり方

Saix自身、社内マニュアルを70本前後まで増やしながらAIに読ませ、社員が日々そこへ質問できる状態で運用しています。

誰にどの資料を見せるかは部署の単位で線を引き、正本を1箇所に固定して配る形に変えました。

ルールを書く側であり、そのルールで日々動く側でもある立場から、条文の見本ではなく運用が続く形で書きます。

なお、条文の適法性と自社への当てはめは、社会保険労務士や弁護士の確認を前提としてください。

就業規則に足すのは3箇所だけ｜使い方の手順は本体に書かない

足す場所は3つです。服務規律の遵守事項、懲戒の事由、詳細を別の規程へ委ねる1条。この3つ以外に本体を触る必要はありません。

本体へ書かないものもはっきりしています。使ってよい業務の一覧、サービス名と契約プラン、入れてよい情報の細目。半年で動く情報を本体に書くと、改定が追いつきません。

就業規則に残すべきなのは、AIの使い方ではありません。やってはいけない動作と、迷ったときに誰が決めるかの2つです。

正しい使い方は、慣れた社員の画面を見れば真似できます。やってはいけないことは、書かれない限り誰も気づけません。事故は手順の外側で起きます。

Saixでも、資料の中身と、誰に見せるかの指定は別に管理しています。中身は動かないのに、公開先は組織が変わるたび動くからです。

使ってよい業務や入れてよい情報を何から決めるかは、決める順番から組み立てるガイドラインの作り方に整理しています。

分ける基準は変更の頻度｜1年に1度でも動くものは本体に書かない

線引きでいちばん多い間違いは、重要度で分けることです。大事だから就業規則へ、細かいから別紙へ。この分け方をすると、半年で実態とずれます。

基準は1つです。変更の頻度で分けます。1年に1度でも動く可能性があるものは、本体に書きません。

理由は改定の重さにあります。就業規則を変えるときは、労働者代表の意見を聴き、労働基準監督署へ届け出て、社員へ周知する。この3手が毎回必要です。

サービス名を条文に書いた会社は、契約プランを乗り換えるたびにこの3手を踏むことになります。実際には踏まれず、条文だけが古いまま残ります。

決めた内容	置き場所	変わる頻度	そこへ置く理由
入力してはいけない情報の線	本体（遵守事項）	ほぼ動かない	違反時の扱いに直結するので、懲戒の条文とつなぐ必要がある
出力を社外へ出すときの確認	本体（遵守事項）	ほぼ動かない	納品物の品質責任に関わるため、会社の義務として残す
違反があったときの扱い	本体（懲戒の事由）	ほぼ動かない	既存の条文が遵守事項を参照している構造をそのまま使える
詳細を別規程へ委ねる旨	本体（委任の1条）	動かない	この1行が無いと、別規程の位置づけが宙に浮く
使ってよい業務の一覧	別規程	数ヶ月単位で増える	部署ごとに追加されるので、本体だと追いつかない
使ってよいサービスと契約プラン	別規程	年に1回以上	提供側の仕様変更や乗り換えで動く
入れてよい情報の一覧	別規程	半年単位	扱う資料が増えるたびに見直しが要る
出力を誰が何と突き合わせるか	別規程	業務が増えるたび	業務ごとに違うので、条文の形に収まらない
相談窓口の部署名	別規程	組織変更のたび	部署名は組織図が変わると動く
事故時の連絡経路	別規程	年に1回程度	条文より手順書の形のほうが読まれる
見直しの頻度と担当	別規程	動かない	別規程の中で完結させたほうが管理が1箇所で済む

右から2列目を見ると、本体に残るのは「ほぼ動かない」と書いた4行だけです。残りは別の規程に置いたほうが速く直せます。

本体が薄いほど良い規則という話ではありません。本体は違反と処分をつなぐ骨だけを持ち、肉づけは別規程が受け持つという役割分担です。骨と肉を1枚に混ぜると、どちらも動かせなくなります。

別規程へ出したなら、誰が直せるかも決めておきます。就業規則の改定に代表の決裁が要る会社でも、別規程は所管部署の長で足りる形にしておく。直す権限を下ろさないと、置き場所を変えた意味が消えます。

県内に5拠点を持つ建設会社で、就業規則の本体にサービス名まで書き込んでいた例があります。乗り換えを検討した段階で条文の改定が先に必要だと分かり、検討そのものが半年止まりました。

教室を10箇所運営する学習塾では、逆に別規程だけを作り、就業規則からの委任の1行を置いていませんでした。本体に接続点が無い規程は、違反が起きたときに根拠として使いにくくなります。

別規程が就業規則の一部として扱われるかどうかは、書き方と周知のされ方で判断が分かれます。ここは自己判断せず、社会保険労務士に文言を見てもらってください。

Saixでは、社内で守るルールを1本の正本にまとめ、そこから社内ポータルへ流し込む形にしています。直す場所を1箇所に固定すると、どれが最新版か分からない状態が消えます。

部署の区分は5つに分け、資料ごとに公開する部署を指定しています。見えない資料は一覧にも出てこないので、AIが回答に使う範囲も同じ線でそろいます。

部署ごとに見える範囲を分ける考え方は、社内の問い合わせにAIが答える仕組みの作り方で具体的に書いています。

本体に足す3ステップ｜遵守事項は2行、懲戒は参照の確認だけ

実際に足す作業は3ステップで終わります。時間がかかるのは条文を書く工程ではなく、社内で現状を聞く工程です。

STEP1：いまの規則のどこに接続点があるかを先に洗い出す

何を現行の就業規則を開き、服務規律、遵守事項、秘密保持、懲戒の事由が何条にあるかを控えます。この4箇所が接続点です。

どうやって条文の拾い出しはAIに任せて構いません。次の指示文を貼り、括弧の中を自社の内容に置き換えてください。

社会保険労務士の視点で、次の就業規則を読んでください。
生成AIの利用ルールを足すとき、どの条文に接続すべきかを整理してください。

【出してほしいもの】
1. 服務規律・遵守事項に当たる条文の番号と見出し
2. 秘密保持に当たる条文の番号と見出し
3. 懲戒の事由の条文で、服務規律の条番号を参照している箇所
4. 「別に定める」の形で別規程へ委ねている条文があれば、その番号
5. 上の1〜4を踏まえ、生成AIのルールを足すなら何条のどこに足すか

【条件】
・条文の追加案は書かず、接続点の指摘だけにする
・社名・個人名は伏せたまま扱う
・根拠にした条番号を必ず添える

【就業規則】
（ここに現行の就業規則の該当部分を貼る）

全文を貼る前に、使っているサービスの契約プランを確認してください。入力した内容の扱いは、同じサービスでも契約の種類で変わります。見分け方はAIに社内資料を読ませるときの学習の扱いにまとめています。

STEP2：遵守事項に2行足し、禁止でなく判断の分かれ目を書く

足すのは2行です。1行目は入力してはいけないものの線。2行目は、出力を社外へ出すときの確認です。

条文の形にすると次のようになります。会社の実態に合わせて言葉を差し替えてください。

• 入力の線会社が別に定めるAI利用規程で認められた範囲を超えて、業務上知り得た会社及び取引先の情報を生成AIに入力しないこと
• 出力の線生成AIが作成した文章・図表を社外へ提出する場合は、会社が別に定めるAI利用規程に従い、事前に確認を受けること

どちらの行にも「別に定める」が入っています。この一語が、本体を動かさずに詳細を直せる余地を作ります。

禁止の行を増やしたくなりますが、増やすほど読まれなくなります。禁じ手を並べるより、迷ったときの行き先を1つ書くほうが効きます。

STEP3：懲戒の参照を確かめ、別規程への委任を1条置く

懲戒については、新しい条文を作らないのが普通です。多くの就業規則は、懲戒の事由として「第◯条に違反したとき」と服務規律の条番号を参照しています。

参照されている条番号の中に、遵守事項の条が入っているかを確かめてください。入っていれば、STEP2で足した2行はそのまま懲戒の対象へつながります。

入っていなければ、参照の条番号を足すだけで済みます。ここを確かめずに遵守事項だけ足すと、違反があっても対応の根拠が無い状態になります。

最後に、詳細を別規程へ委ねる1条を置きます。「生成AIの利用に関する事項については、別に定めるAI利用規程による」の1行で足ります。

ゴール：本体の変更が遵守事項の2行と委任の1条に収まり、使ってよい業務やサービス名が本体に1つも書かれていない状態になっていればOKです

国が配っている雛形を確かめた｜AIという語は1件も出てこない

ゼロから条文を書く必要はありません。厚生労働省がモデル就業規則を公開しており、令和7年12月版がWord形式とPDF形式で配られています。費用の記載はなく、無料で入手できます。

実際に全文をダウンロードして検索したところ、「生成AI」「AI」「ChatGPT」「人工知能」のいずれも1件も出てきませんでした。国の雛形には、AIに関する条文が用意されていません。

ただし、載っていないことは書かなくてよいという意味ではありません。同じ資料の解説には、服務規律と遵守事項について「就業規則に必ず定めなければならない事項ではありませんが、職場の秩序維持に大きな役割を果たす」と書かれています。

就業規則の記載事項は3つに分かれます。必ず書くもの、社内で定めるなら書くもの、任意で書けるものです。

区分	中身の例	AIのルールとの関係
絶対的必要記載事項	始業と終業の時刻、休憩、休日、賃金の決定と支払、退職に関する事項	直接は関わらない
相対的必要記載事項	退職手当、安全衛生、職業訓練、表彰及び制裁の種類と程度	違反時の扱いを定めるなら、制裁の条文とつながる
任意記載事項	服務規律や遵守事項など、法律上は必須とされていない事項	AIの利用ルールはここに入る

3つ目に入るということは、書かなければ何も書かれていない状態になるということです。国の雛形をそのまま使った就業規則には、AIに関する記述が1行もありません。

モデル就業規則には、パートタイム労働者の就業に関する事項や賃金について「別に定めるところによる」と委ねる書き方も載っています。詳細を外へ出す形は、国の雛形にもともとある作りです。

遵守事項の条文そのものは、1項目あたり1行で書かれています。長い条文を目指す必要はありません。

※本記事に挙げた資料の名称・版・公開時点・費用は、厚生労働省の公式サイトの記載（2026年8月時点）にもとづきます。改訂される場合があるため、利用時は必ず公式サイトで最新版をご確認ください。

周知は配った時点でなく読めた時点｜法定の方法は3つ

条文を足して届け出ても、それだけでは効き始めません。厚生労働省の解説には、就業規則は作成したり労働者代表の意見を聴取しただけでは効力が発生しないと解される、と書かれています。

効力が発生するのは、社員へ周知された時期以降です。作った日でも、届け出た日でもありません。

周知のやり方は3つ挙げられています。一人ひとりへ配る。職場の見やすい場所へ掲示するか備え付ける。電子媒体に記録し、常時モニター画面などで確認できるようにする。

3つ目を選ぶ会社が増えていますが、共有フォルダの奥に置く形が当てはまるとは限りません。置いた場所ではなく、社員がいつでも開ける状態かどうかが問われます。

Saixでは、ルールの正本を1箇所に置き、そこから社内ポータルへ一方向で流し込んでいます。手元のコピーを直しても反映されないので、古い版が生き残りません。

読んだかどうかは、開いた回数では測っていません。資料ごとに理解度クイズを用意し、80%で合格として、合格するまで次の資料が開かない形にしました。

クイズは21本の資料に用意してあり、合計118問です。1本あたり4問から10問で、迷いやすい場面をそのまま問題にしています。

迷ったときは、ポータルの中でAIに質問できます。回答には出典の資料が添えられ、原典まで戻れる形にしました。読ませて終わりにせず、後から確かめられる場所を残すためです。

周知を配る作業と捉えると、一斉メールの送信で終わります。迷った社員がその場で開けるかどうかが、周知の実質です。

届け方の設計は、社内でAIの使い方を教える場の作り方と同じ考え方で組めます。文書を配る作業ではなく、判断を配る作業だと捉えると届け方が変わります。

よくある失敗4つ｜取り返しがつかないのは、規則と実態がずれたまま残ること

失敗1：サービス名を本体に書き込み、乗り換えのたびに改定が要る

条文に固有のサービス名が入ると、契約を変えた瞬間に規則が実態と食い違います。改定の手間を思えば、乗り換えの判断そのものが後回しになります。

止め方は、本体では「会社が認めたサービス」とだけ書き、名前は別規程の一覧に置くことです。名前が動く情報は、名前ごと外へ出します。

失敗2：禁止の行だけ足して、迷ったときの相談先がどこにも無い

入力してはいけない情報を並べても、判断に迷う場面は必ず残ります。相談先が書かれていないと、迷った社員はその場で自分の判断を通します。

止め方は、別規程の先頭近くに窓口の部署名を書くことです。窓口が末尾にあると、迷った人は探す前に自分で決めます。

失敗3：別規程を作ったのに、本体からの委任の1行が無い

別規程だけが独立して存在すると、就業規則との優先関係が読み取れません。違反があったときに、どちらを根拠にするかで話が止まります。

止め方は、委任の1条を本体に置くことです。文書の格を整える段は、規定という文書の章立てと書き方に沿って組むと迷いません。

失敗4：改定したのに周知の記録が残らず、いつから効いているのか答えられない

朝礼で読み上げて終わりにすると、後から「いつ知らせたか」を示せません。効力の起点が説明できない状態は、争いになったときに弱くなります。

止め方は、配った日、置いた場所、誰が開けるかを1枚に記録することです。周知は作業ではなく、記録が残って初めて成立します。

よくある質問

Q. 生成AIへ社外秘の資料を入れた社員を、就業規則だけで処分できますか

条文があっても、遵守事項と懲戒の事由がつながっていなければ根拠は弱くなります。まず参照の条番号を確かめてください。文書だけで防ぐ発想からも離れてください。AIへ渡せる資料の範囲を入口で絞ると、注意力に頼らない備えになります。処分の可否は事情で変わるため、社会保険労務士へご相談ください。

Q. 従業員が10人未満でも、就業規則にAIのことを書く必要はありますか

就業規則の作成と届出が義務づけられるのは、常時10人以上の労働者を使用する事業場です。10人未満の会社に作成の義務はありません。ただし社員が個人の判断でAIを使い始めた時点で、線引きは要ります。就業規則がない会社は、A4で1枚のAI利用規程から始めれば足ります。窓口の部署名まで書けば形になります。

Q. 就業規則の改定は、社会保険労務士に頼まないとできませんか

下書きまでは自社で作れます。接続点の洗い出しも、条文案の作成もAIで進みます。ただし条文の適法性、別規程の位置づけ、意見聴取と届出の進め方は、専門家の確認を挟んでください。全部を任せるより、下書きを持ち込んで確認だけ依頼する形のほうが、費用も期間も抑えられます。

まとめ

就業規則にAIのことをどこまで書くかは、条文の巧さで決まりません。本体に足すのは、遵守事項の2行、懲戒の参照、委任の1条の3箇所です。使ってよい業務もサービス名も、本体には書きません。

分ける基準は変更の頻度です。1年に1度でも動くものを本体に入れると、改定の3手が毎回必要になり、実際には踏まれずに条文だけが古くなります。国のモデル就業規則にAIの条文は1件も無く、書かなければ何も書かれていない状態のまま残ります。

次の一手は、現行の就業規則を開いて遵守事項と懲戒の条番号を控えることです。ここが分かれば、足す作業は2行と1条で終わります。

決める中身そのものは決める順番から組み立てるガイドラインの作り方に、決めた内容を現場が動ける手順書まで落とす段は業務の手順をAIで文書に落とす手順とAIマニュアル構築支援に整理しています。