生成AIで情報漏洩を起こさない設計｜社内で決めること

「この議事録、AIに要約させたほうが早いですよね」。会議が終わった直後、共有フォルダにあるファイルが、そのままチャット画面へ貼り付けられる。中身は取引先の社名と、見積もりの内訳と、まだ社外に出していない金額。悪意を持った人は一人もいません。

生成AIを使わせたい、けれど漏らしたくない。この両立でつまずくのは、たいてい次の3点です。

• 「機密は入力しない」と伝えたものの、何が機密なのかは人によって違う
• 社員が個人で契約したAIを業務に使っていて、会社側から中身が見えない
• 入力した内容が学習に使われるのか、契約ごとの違いが分からない

この記事では、人の注意力に頼らない形にするために、次のことに答えます。

• AIに渡してよい材料を、社内でどう線引きして決めるか
• 会社の契約と個人の契約を、どこで分けるか
• 入力内容を学習に使うかどうかの、各社公式ページの記載
• 実際に入力してしまったときの、最初の1時間の動き方

Saix自身、社内マニュアルを70本前後までAIで作り、社員からの質問対応もAIに載せて日々運用しています。

案件の記録からは、顧客の実名と金額をデータの構造ごと外しました。作り手であり自社でも回している立場から、机上論ではなく手を動かす前提で書きます。

社内では部署ごとに見える資料の範囲を分け、AIが読み取る材料も同じ範囲にそろえています。見える資料とAIが読む資料を、別々に管理しないための決め方です。

入力内容が学習に使われるかどうかは、各社の公式ページを1件ずつ開いて確認しました。第三者の解説記事に出ている説明は使っていません。

漏れ方は3経路｜どれか1つを塞いでも、残りの2つから出ていく

生成AIから情報が外へ出る道筋は、大きく3つしかありません。入力の一瞬、使っているアカウントの種類、そして初期設定のまま使っていることです。

1つ目は、チャット画面に貼り付けた瞬間です。顧客名、見積金額、人事評価、未公開のソースコード。貼った本人は要約させたいだけだと思っています。

2つ目は、アカウントです。社員が自分で契約した無料版を業務に使うと、会社側からは何が入力されたのか見えません。

3つ目は、設定です。個人向けの契約には、入力内容を学習に使う前提で作られているものがあります。誰も触らなければ初期値のままです。

この3つは連動しません。入力の注意を配っても、アカウントと設定が個人のままなら、残りの2経路は開いたままです。設計としては、この3つを別々に閉じる必要があります。

漏洩の入口は、悪意ある持ち出しではありません。日常業務のなかの、一度の貼り付けです。

渡す材料を3色に分ける｜注意喚起より、様式から欄を消すほうが効く

ここは手を動かす章です。読み終えたときに、自社の線引きが紙1枚に収まっている状態を目指します。

作業は5つあります。先週の実態を書き出す、3色に仕分ける、赤の欄を様式ごと消す、黄の置き換え例を配る、AIが読む範囲をそろえる。それぞれ1時間あれば終わります。

順番は入れ替えないでください。実際に何が入力されているかを見る前に線を引くと、現場で使えない基準になります。

手順1：先週AIに入れたものを、そのまま書き出す

何を禁止事項を考える前に、実際に何を入れたかを集めます。理想の運用ではなく、いまの実態を並べるところから始めてください。

どうやって直近1週間ぶん、AIに貼ったファイルと質問文を各自に書き出してもらいます。10行あれば十分です。

訪問介護の事業所では、利用者の氏名と持病が入った申し送りメモが、そのまま要約に回されていました。本人は記録を早く仕上げたいだけで、機密を扱っている自覚はありません。

手順2：出てきた材料を、緑・黄・赤の3色に仕分ける

集めた材料を3色に分けます。緑はそのまま渡してよいもの、黄は加工すれば渡せるもの、赤は渡さないものです。

• 緑：そのまま渡してよい公開済みの資料、社内の手順書、匿名化された業務フロー。判断に迷わないので現場が止まらない
• 黄：置き換えれば渡せる顧客名はA社、金額は幅で表す、個人名は役割名に置き換える。置き換え方まで様式で決める
• 赤：渡さない個人情報、未公表の財務数値、他社から預かった資料、認証情報。判断に迷ったら赤に寄せる

3色に色分けした段階では、まだ人の判断に頼ったままです。効いてくるのは次の手順からになります。

手順3：赤が混ざる欄を、記録の様式ごと消す

何を赤に分けた情報が、そもそも記録に書かれない形へ変えます。マスキングではなく、欄そのものをなくす発想です。

Saixの案件カルテでは、登場人物を役割ラベルだけで書きます。記録するのはゴール、次のタスク、完了条件の3つで、個人名と金額を書く欄そのものがありません。

欄がなければ、伏せ忘れという事故の起きる余地もなくなります。急いで貼り付けた日でも、記録に入っている情報は変わりません。

金属加工の現場を持つ製造業では、図面ファイルの名前に取引先名と型番が入っていました。ファイル名の付け方を変えるだけで、赤の混入がひとつ減っています。

手順4：黄の置き換え方を、文章の型として配る

黄の材料は、置き換えの手間が現場の負担になります。負担が残ると、忙しい日に置き換えが飛ばされます。

そこで、置き換え済みの例文を数本作って配ります。「A社向けの見積もりで、金額は数十万円台」のように、書き換え後の形を先に見せるやり方です。

迷ったときの寄せ先も1行で決めておきます。判断がつかないものは赤、と決めておけば、その場で止まる時間が消えます。

手順5：AI側が読める範囲も、同じ基準でそろえる

社内の資料をAIに読ませている場合は、人が見える範囲とAIが読む範囲を必ず一致させます。画面に出てこない資料の一節が、AIの答えに混ざって返ってくるのが最も気づきにくい漏れ方です。

Saixの社内では、AIが読む材料を資料の原文からではなく、1件600字まで圧縮した要約から作っています。回答には根拠にした資料が3件まで並ぶので、渡す範囲を外していれば読んだ本人がその場で気づけます。

ゴール：赤に分けた情報が、AIに渡す前の記録の段階で存在していない状態になっていればOKです

会社の契約に寄せる｜学習に使うかどうかは、値段でなく契約の種類で決まる

3色の線引きができたら、次はアカウントです。同じサービスでも、個人で契約したものと会社が契約したものでは初期値が違います。

各社の公式ページを1件ずつ開き、入力内容を学習に使うかどうかの記載だけを書き出しました。要旨は日本語にしていますが、内容は公式の記載どおりです。

サービス・契約の種類	入力内容の学習利用（公式表記の要旨）	利用者側で変えられる設定	業務で使うときの見方
ChatGPT 個人向け（無料・Plus など）	個人向けサービスでは内容をモデルの学習に使う場合がある、と明記	設定のデータ管理にある「Improve the model for everyone」（全員のためにモデルを改善）をオフにできる	触らなければ学習の対象。業務に使うなら全員分の設定確認が要る
ChatGPT の一時チャット（Temporary Chat）	学習には使わず30日で削除、不正利用の監視目的でのみ確認される場合がある、と明記	チャット画面のアイコンから切り替え	履歴が残らないので、記録を残したい業務には向かない
ChatGPT Business・Enterprise／API（自社のシステムから直接AIを呼び出す接続口）	法人向け製品では既定で入力と出力を学習に使わない、と明記	法人向けの追加設定あり。提供に同意する場合のみ希望を出す形	会社が契約して配れば、個人の設定確認そのものが不要になる
Google Workspace の Gemini	顧客の許可または指示なしに顧客データを学習に使わない、人による確認もしない、と明記	管理者が機能ごとに利用の可否を設定	会社のアカウントで使う限り、個人向けとは扱いが別
個人向けの Gemini アプリ	一部の会話は人が確認する場合があり、確認者に見られたくない機密情報は入力しないでほしい、と明記	履歴の保存をオフにすると、以後の会話は学習に使われない	会社の情報を入れる前提で作られていない
Microsoft 365 Copilot	指示文・回答・参照したデータを、基盤となる大規模言語モデル（大量の文章を学習した言語AI）の学習に使わない、と明記	管理者が利用範囲と保存の方針を設定	いま社内にある閲覧権限の設定が、そのまま効く
Claude の法人向け（Team・Enterprise・API）	既定では法人向け製品の入力と出力を学習に使わない、と明記	管理画面で評価ボタンの利用可否を設定	評価ボタンを押した会話は学習の対象になりうる

※本記事の学習利用に関する記載は、すべて各社公式サイト・公式ヘルプの記載（2026年8月時点）にもとづきます。仕様改定により変わる場合があるため、導入時は必ず公式サイトで最新の条件をご確認ください。

7件を並べて分かることが2つあります。1つ目は、法人向けの契約はどれも「既定では学習に使わない」と書いていることです。

2つ目は、個人向けは各社ばらついている点です。学習に使う前提のもの、人による確認がありうるもの、設定でオフにできるもの。ばらつきを社員一人ひとりに調べさせる運用は、そこで破れます。

やることは1つです。会社のドメインで発行したアカウントを配り、業務での利用をそこに寄せます。Saixの社内でも、招待した会社アカウントでしか入れない形にしています。

個人の契約で始めた人には、会話の移行ではなく作業の移行を頼みます。履歴を持ち込ませないほうが、あとの管理が軽くなります。

設定を全員に説明して回るより、確認する必要のない契約へ移すほうが早く終わります。禁止の通達を1本出す時間で、契約の切り替えは進みます。

どのサービスをどの部署に配るかまで決めたら、その内容を規程に落とします。文書の組み立て方は生成AI利用ガイドラインの作り方に、載せる項目はガイドラインに書く必須7項目にまとめています。

履歴が残る場所は3か所｜消せるのはサービス側だけで、転記先は消せない

入力した内容は、1か所には留まりません。サービス側の会話履歴、手元の端末に残ったファイル、人が貼り直した先の3か所に分かれて残ります。

3つ目がいちばん厄介です。AIの回答をチャットツールや議事録へ貼れば、そこから先はAIの設定と無関係に広がっていきます。

会議の記録をAIに任せる場合は、決めることが3つあります。録音データの置き場所、文字起こしの保存期間、そして外部の人が同席する会議での扱いです。

取引先が同席する打ち合わせでは、記録を残すことを先に伝えます。事後に共有すると、内容ではなく手続きの問題として揉めます。

Saixの社内では、AIへの質問と回答の記録が必ず残る形にしています。画面で表示を止めても、裏側の記録は最後まで完走する設計です。

後から追えないログは、無いのと同じ扱いになります。誰が何を聞いたかを追えるからこそ、事故が起きたときに範囲を特定できます。

保存期間も決めておきます。退職者のアカウントをいつ止めるか、記録をいつまで残すかは、規程の文章より先に運用として固めるほうが確実です。

端末に残ったファイルも見落とされがちです。要約させるために手元へ落とした資料が、そのまま個人の端末に置きっぱなしになります。

AIの設定をどれだけ整えても、端末に落ちた原本までは制御できません。ダウンロードの置き場所を1か所に決め、そこ以外には保存しない運用にします。

ここまで決めてから、履歴と保存期間の扱いを規程の条文に落とします。

就業規則との関係を整理したい場合は、AIと就業規則でどこまで定めるべきかを先に読むと、規程側に書く範囲がはっきりします。

起きやすい失敗｜禁止事項を増やすほど、業務は会社の外へ逃げる

対策が空回りするときのパターンは、だいたい決まっています。原因はツールの性能ではなく、決める順番が逆になっていることです。

失敗1：一枚紙の禁止事項を配って、運用が終わったことにする

禁止事項を並べた紙を配ると、対策が済んだ気持ちになります。実際には、何も変わっていません。

紙は判断の基準を渡しているだけで、判断する人は現場のままです。判断を人に残した対策は、判断が忙しくなった日に外れます。

失敗2：会社が契約を用意しないまま、使用だけを止める

建設会社で、無料のAI利用を全面的に禁止した例がありました。3か月後、若手は個人の携帯電話で同じ作業を続けていました。

止められるのは会社の端末までで、業務そのものは止まりません。受け皿を先に用意しない禁止は、見えない場所へ移すだけの結果になります。

失敗3：部署ごとに別々の契約が増え、履歴の所在が分からなくなる

営業部と管理部が別々にAIを契約すると、記録の残り先も担当者もばらばらになります。事故が起きたとき、まず「どこを見ればいいか」から調べ始めることになります。

契約の窓口は1人に寄せます。契約が1本にまとまっていれば、退職時のアカウント停止も1回の作業で終わります。

Saixの社内では、管理者が事前に登録した人しか入れない形にしています。退職時はアカウントを消せば、その人の学習記録もまとめて消える設計です。

失敗4：規程を作ったまま、見直す日を決めていない

各社の仕様は年単位で変わります。学習の初期値も、設定の名前も、去年の記述が今年も正しいとは限りません。

年に1回、公式ページを開き直す日を先にカレンダーへ入れておきます。気づいた人が直す運用は、結局だれも直しません。全体の組み立て方は導入・運用ガイドラインの標準構成が参考になります。

入力してしまった直後の動き方｜最初の1時間で3つ決める

それでも入力は起きます。起きた前提で、初動を先に決めておきます。

1手目消す前に記録します。何を、いつ、どのサービスに入力したか。画面を残したうえで削除に進みます。

先に消すと、被害の範囲を後から説明できなくなります。取引先へ報告するかどうかの判断材料も同時に消えます。

2手目広がりを止めます。該当アカウントの学習設定をオフにし、共有リンクがあれば停止し、貼り直した先があれば回収します。

3手目報告先へ上げます。社内の窓口を1か所に決めておき、取引先や本人への連絡が必要かは経営者が判断します。

個人情報が含まれる場合は、法令上の報告が必要になることがあります。制度の細部は改正で変わるため、顧問の専門家に確認してください。

初動が決まっていない会社では、最初の1時間が「誰に言うか」を探す時間で消えます。止められるはずだった広がりは、その1時間のあいだに進みます。

連絡先と手順は、3行で足ります。紙1枚にして、AIを使う全員の手元へ置いてください。

ゴール：入力から1時間以内に、記録・停止・報告先への連絡まで誰が動くか決まっていればOKです

よくある質問

Q. 無料の生成AIを社員が業務で使っています。すぐに止めるべきですか

止める前に、会社として契約したアカウントを用意してください。使える窓口がないまま禁止すると、業務は個人の契約へ移り、誰が何を入力したのか会社から見えなくなります。用意できるまでの間は、渡してよい材料の線引きだけを先に配れば、記録の様式が変わるので被害の幅はその場で狭められます。順番は受け皿が先です。

Q. 何名くらいの規模から会社契約に切り替えるべきですか

目安は、業務でAIを使う人が3名を超えたときです。人数そのものより、誰が何を入力したか説明できない状態かどうかで判断してください。1人なら本人の設定を見れば済みますが、3名を超えると設定の確認が誰の担当でもなくなり、初期設定のまま使い始める人が必ず出てきます。3名という区切りは、ここから来ています。

Q. 規程を作るのと、設定や契約を変えるのはどちらが先ですか

設定と契約が先です。規程は決まった運用を文章にして残すためのもので、運用が決まる前に書くと守られない禁止事項が並びます。アカウントを配り、渡す材料の線引きを決めてから規程へ落としてください。文章の形はそのまま使える雛形を土台にすれば1日で形になり、流し込むのは3色の一覧と配布先の範囲までで足ります。

まとめ

結論：先に決めるのは、渡す材料・アカウント・履歴の3点です。AIへ渡せる材料の側を絞り、会社が契約したアカウントへ業務を寄せ、履歴の残り先を決める。この3つが済んでから規程を書けば、人の注意力に依存しない形になります。順番を入れ替えると、書いた規程を現場に合わせてあとから作り直すことになります。

材料の線引きは3色で足り、結果は1枚の紙に収まります。緑はそのまま、黄は置き換えて、赤は記録の様式から欄ごと消す形に整えてください。アカウントは、公式ページ7件を確認した限り法人向けの契約ならどれも既定で学習に使わないと明記されているので、社員一人ひとりに設定を調べさせない側へ寄せます。

履歴はサービス側・端末・転記先の3か所に残るため、保存期間と停止の担当も決めます。次の一手は、先週AIに入力したものを10行だけ書き出すことです。実態が見えたら生成AI利用ガイドラインの作り方で骨組みを作り、雛形へ自社の3色を流し込み、迷う段階なら無料のAI活用セッションで棚卸しから進めてください。