生成AI利用規程の作り方｜就業規則との関係

「これ、うちの規程ではどう決まっていますか」。営業から総務へ、同じ質問が月に何度も飛んでくる。答える側も毎回、古いファイルを開いて考え込む。1年前に配ったはずのAIの利用ルールは、共有フォルダの奥で誰にも開かれないままです。

生成AIの利用規程を作ろうとしてつまずくのは、たいてい次の3点です。

• ガイドラインと規程のどちらを作ればよいのか、判断がつかない
• 雛形は見つかるが、自社の何をどこまで書き換えればよいのか分からない
• 配ったあとに違反が起きたとき、何を根拠に注意すればよいのか決まっていない

この記事は、条文の見本を並べる前に文書の格と手続きから組み立てています。次のことに答えます。

• 規程とガイドラインの違いと、社員を拘束できる文書の条件
• 就業規則との接続で、法律が実際に求めている手続き
• そのまま器として使える条文の並び9つと、施行日までの4ステップ
• 規程づくりで直接使える資料3件を、公式サイトで確かめた結果

Saix自身、社内マニュアルを70本前後まで増やし、社員が迷ったその場でAIに質問できる状態で運用しています。

誰にどの資料を見せるかは部署の単位で線を引き、正本を1箇所に固定して配る形にしました。ルールを書く側であり、そのルールで日々動く側でもある立場から書きます。

並べるのは条文の見本ではなく、施行したあとに守られ続ける形です。なお、条文の適法性と自社への当てはめは、社会保険労務士や弁護士の確認を前提としてください。

規程とガイドラインは別物｜社員を縛れるのは規程の側だけ

違いは名前ではありません。会社の意思決定として制定し、違反したときの扱いまで決めてある文書が規程です。判断材料を示す解説文書がガイドラインです。

• 規程会社が制定する社内の規則。施行日があり、違反したときの扱いも決まっている
• ガイドライン考え方と推奨をまとめた解説。守らせる力は持たず、判断を助ける役にとどまる
• 手順書特定の業務のやり方。誰が読んでも同じ操作にたどり着くために書く

3つとも作る必要はありません。最初に作るのは規程1本です。守らせたい線が決まっていない状態で解説を増やしても、現場の判断は変わりません。

何をどの順番で決めるかは、決める内容と順番から組み立てるガイドラインの作り方に整理しています。この記事は、決まった内容を文書へ仕上げる工程だけを扱います。

就業規則との関係｜処分の根拠になるのは就業規則の条文だけ

規程に「違反した者は懲戒する」と書いても、それだけでは処分の根拠になりません。処分の種類と程度は、就業規則の側に書かれている必要があります。

労働基準法第89条は、就業規則へ記載する事項を並べています。その第9号は「表彰及び制裁の定めをする場合においては、その種類及び程度に関する事項」です。

けん責や減給といった処分の一覧は、就業規則が持ちます。規程が持つのは、何をしたら違反になるのかという線のほうです。

減給には上限もあります。同法第91条によれば、1回の額は平均賃金の1日分の半額まで。総額も、一賃金支払期における賃金の総額の10分の1までと定められています。

だから規程の違反条は1行で足ります。「この規程に違反した場合は、就業規則第◯条により処分することがある」。種類を書き足さず、参照だけを置きます。

見落とされやすいのは、規程を別に作れば手続きが軽くなる、とは限らない点です。

同法第89条第10号には「当該事業場の労働者のすべてに適用される定めをする場合においては、これに関する事項」とあります。全社員に及ぶ定めは、就業規則の一部として扱われることがあります。

その場合、作成と変更のたびに第90条の手続きが要ります。社員の過半数で組織する労働組合、無ければ過半数を代表する者の意見を聴きます。その意見を記した書面を添えて届け出る形です。

届出が義務づけられるのは、常時10人以上の労働者を使用する使用者です。第89条は、記載事項を変更した場合も同様と定めています。

どちらに当たるかは、書き方と運用で判断が分かれます。自社の規程がどう扱われるかは、社会保険労務士に文言を見てもらってください。

手続きを軽くしたいなら、適用範囲の条で対象を絞る手があります。全社員ではなく、申請して承認を受けた利用者に限る形です。

ただし範囲を絞ると、対象外の社員が個人の判断で使う余地が残ります。手続きを軽くした分は、抜け道の広さで払うことになります。

就業規則の本体側に何行足すかは、本体に足す3箇所と別規程との線引きに分けて書いています。

条文の並びは9条と附則｜迷った欄は既定値のまま先へ進む

条文は9つで足ります。目的、定義、適用範囲、利用の許可、入力の禁止、出力の確認、記録と点検、違反時の取扱い、所管と改廃。最後に施行日を書いた附則を置きます。

条	見出し	そこに書くこと	迷ったときの既定値
第1条	目的	何のために定めるか。1文で足りる	業務における生成AIの利用について必要な事項を定める
第2条	定義	生成AIと、会社が認めたサービスの2語だけ	製品名は書かず「会社が別に指定するもの」とする
第3条	適用範囲	誰に適用するか。役員・派遣・業務委託を含めるか	まずは正社員と契約社員に限り、範囲は附則で広げる
第4条	利用の許可	使い始めるときの申請先と承認の経路	所属長の承認1段。会社が用意した環境のみ利用可
第5条	入力の禁止	入れてはいけない情報の区分	個人情報と、取引先から預かった情報は必ず入れる
第6条	出力の確認	社外へ出す前に、誰が何と突き合わせるか	作成者以外の1名が、出典にあたって確認する
第7条	記録と点検	利用状況をどこまで残し、いつ見直すか	年1回の点検。所管部署が結果を経営会議へ報告
第8条	違反時の取扱い	就業規則の懲戒条項を参照する1文	就業規則第◯条により処分することがある
第9条	所管と改廃	誰が管理し、誰の決裁で直せるか	所管部署の長の決裁で改定できる形にする
附則	施行日	いつから効くか	周知が終わる日の翌日以降の日付を入れる

右の列はそのまま使って構いません。初版で正解を当てる必要はなく、点検の回で直せば足ります。埋まらない欄があるまま止まるほうが損失は大きくなります。

第2条で製品名を列挙しない理由は、提供条件が年単位で動くからです。動く情報を条文に固定すると、乗り換えのたびに改定が先に必要になります。

抜けやすいのは第9条です。所管と改廃が書かれていない規程は、気づいた人が直せません。直す権限が誰にも無い文書は、古くなった瞬間に読まれなくなります。

逆に、条を足しても精度は上がりません。20条を超える規程は、たいてい手順書の内容が混ざっています。手順は別の文書へ出し、規程は判断の線だけを持たせます。

Saixでも、AIの利用ルールは社内マニュアルの1本として本棚に置き、誰に見せるかは資料一覧の側で指定しています。公開先を条文へ書き込まない形にすると、対象が変わっても本文は直さずに済みます。

各条に何を書き込むかの中身は、企業のルールに必ず入れる項目7点に分解してあります。器がこの記事、中身がその記事という役割です。

作る手順は4ステップ｜条文を書く前に施行日を決める

初版は4ステップで作れます。時間がかかるのは条文を書く工程ではなく、いま何が起きているかを把握する工程です。

STEP1：いま誰が何に使っているかを、止めずに書き出す

何を部署ごとに、使っているサービス名と用途を書き出します。ここで利用を止めさせないでください。止めた瞬間、実態は水面下へ潜ります。

どうやって聞き方は「何に使っていますか」ではなく「先週それで何を作りましたか」にします。用途を抽象語で聞くと、答えも抽象語で返ってきます。

金属加工の現場を持つ製造業では、見積書の下書きと英文メールの返信に個人のアカウントが使われていました。禁止から入っていたら、この2つは最後まで表に出てきません。

書き出すのは業務名ではなく、実際に貼り付けている中身です。図面の寸法なのか、取引先の社名入りの見積なのか。ここが分かれば、第5条に書く禁止の線は自動的に決まります。

STEP2：施行日と、そこから逆算した3つの日付を先に置く

決裁の日、周知が終わる日、施行日。この3つを先にカレンダーへ入れます。順番は決裁、周知、施行の順です。

間隔の目安は、決裁から周知まで2週間、周知から施行まで2週間です。1日でも質問が出てくる余地を残すと、施行前に条文の穴が見つかります。

日付が無い規程は、いつまでも下書きのまま回覧され続けます。先に日付を置くと、条文の議論が「その日までに決まる粒度」へ自然に収まります。

STEP3：9条の器に、自社の言葉を入れる

ここでAIを使います。下の指示文（プロンプト）を貼り、括弧の中を自社の内容に置き換えてください。プロンプトとは、AIに何をしてほしいかを伝える文章のことです。

社内規程の作成に慣れた担当者として、生成AIの利用規程の条文案を作ってください。

【前提】
・業種：（　）／社員数：（　）名
・すでに使われているサービスと用途：（　）
・就業規則で懲戒を定めている条番号：第（　）条

【条件】
・条の並びは、目的／定義／適用範囲／利用の許可／入力の禁止／出力の確認／記録と点検／違反時の取扱い／所管と改廃の9条とし、末尾に附則（施行日）を置く
・製品名は条文に書かず「会社が別に指定するもの」と表現する
・違反時の取扱いは、就業規則の条番号を参照する1文だけにする
・1つの条は3行以内にする
・判断が分かれる箇所は条文にせず、確認が必要な点として最後に列挙する

出てきた案は、そのままでは使えません。最後の「確認が必要な点」だけが、社内で決めるべき論点です。ここに社長と所管部署の時間を使います。

条文の言い回しに迷ったら、そのまま使える雛形とサンプルを横に置いて見比べると速く進みます。

STEP4：決裁を取り、届け方と記録を決める

決裁は、規程の1枚目に日付と決裁者を残す形にします。誰がいつ決めたかが書かれていない規程は、後から効力の起点を説明できません。

届け方は、配布と説明を分けて考えます。全文の配布は掲示や書面で足りますが、読んだかどうかは、開いた回数ではなく答えられるかで測ります。

説明の場は15分で足ります。条文を読み上げず、実際に迷った3件だけを取り上げて、どの条に当たるかをその場で当てはめてみせる形にします。

Saixでは、読んだ確認を理解度クイズに置き換えています。合格の基準は80%で、通らないと次の資料へ進めません。開いた記録より、答えられた記録のほうが証拠になります。

最後に記録を1枚残します。決裁日、周知の方法、対象者の範囲、施行日の4つです。この4つが揃っていない規程は、争いになったときに効力の起点を示せません。

ゴール：1枚目に施行日と所管部署が書かれ、条文が9条と附則に収まり、残った論点が別紙1枚にまとまっていればOKです

就業規則側の雛形と規程管理サービス｜国の資料は根拠に使う

条文の根拠は、国が公開している資料から引けます。総務省・経済産業省のAI事業者ガイドラインと、日本ディープラーニング協会の生成AIの利用ガイドライン。どちらも公式サイトに費用の記載はありませんでした。

ただしこの2件は、考え方と条項の見本までです。使い分けは決める内容と順番から組み立てるガイドラインの作り方に譲ります。ここでは、規程を書く側が別に開く3件を並べます。

資料・サービス	提供元	費用（公式表記）	規程づくりでの使いどころ
生成AIサービスの利用に関する注意喚起等	個人情報保護委員会	公式サイトで公開・費用の記載なし	第5条の入力の禁止を、法令の言葉で裏づける
モデル就業規則 令和7年12月版	厚生労働省	公式サイトで公開・費用の記載なし	第8条で参照する懲戒条項の条番号を確かめる
KiteRa Biz（規程管理のクラウドサービス）	株式会社KiteRa	公式サイトに料金の記載なし・要問い合わせ	規程が数十本ある会社の版管理と改定の履歴

※資料・サービスの名称・版・公開状況・費用は、各提供元の公式サイトの記載（2026年8月時点）にもとづきます。改訂や料金改定があるため、利用時は必ず公式サイトで最新の条件をご確認ください。

3件のうち、条文の根拠として最も直接使えるのは個人情報保護委員会の資料です。令和5年6月2日に公表され、事業者向けの注意点が2つ挙げられています。

1つは、個人情報を含む指示文を入れるとき、その利用目的を達成するために必要な範囲内かを十分に確認すること。もう1つは、本人の同意なく個人データを含む指示文を入力する場合の注意です。

後者では、応答の出力以外の目的で扱われると法律違反になりうるとしています。そのうえで、機械学習に利用されないことを十分に確認するよう求めています。この2点をそのまま第5条の根拠に据えると、条文が国の文書へ接続します。

そもそも入れさせない側の設計は、情報が外へ出ない状態の作り方にまとめています。条文と設計は、どちらか一方では足りません。

施行後につまずく3つ｜配る範囲を広げるほど読まれなくなる

つまずき1：初日に全社員へ一斉配布し、誰も自分ごとにしない

施行と同時に全社メールで配ると、その日のうちに未読のまま流れます。読まない人が多数派になった瞬間、読まないことが社内の普通になります。

つまずき2：詳しく書き込みすぎて、直せる人がいなくなる

用途の一覧やサービス名まで条文に入れると、実務が動くたびに改定が必要になります。改定の決裁が代表印だと、そこで止まります。

拠点を4つ持つ物流会社で、配車の連絡文を作る用途まで条文に書き込んでいた例があります。実務が変わっても条文が動かず、現場は書かれていない使い方を黙って続けていました。

止め方は、第9条で改定の決裁を所管部署の長まで下ろすことです。直す権限を下ろさないと、詳しく書いた分だけ実態から離れます。

つまずき3：規程はあるのに、迷ったその場の行き先が無い

条文はどれだけ丁寧に書いても、目の前の1件に答えてくれません。取引先の見積書を貼ってよいのか、面接の記録を要約させてよいのか。判断が要る場面は、必ず条文の外側で起きます。

Saixでは、規程やマニュアルの正本を1箇所に置き、そこから社内ポータルへ一方向に流し込んでいます。手元のコピーを直しても反映されないので、古い版が生き残りません。

誰が何を見られるかは部署の5区分で線を引き、資料ごとに公開先を指定しています。見えない資料は一覧にも出ないので、AIが回答に使う範囲も同じ線でそろいます。

ポータルの中でAIに聞くと、回答には出典の資料が最大3件添えられ、原典まで戻れます。答えを配るより、確かめられる場所を残すほうが後で効きます。

質問は自動で8つのカテゴリに分かれ、どこで迷いが多いかが見えます。次の点検で直す条文は、この偏りから決めています。

よくある質問

Q. 社員が個人のアカウントで使い始めています。規程だけで止められますか

文書だけでは止まりません。先に会社が用意した環境を1つ配り、個人のアカウントを使う理由を消してください。規程の役割は、その環境の外へ出る行為を違反として定義することです。禁止の条文を増やすより、入口を1本にするほうが効きます。配れないうちは、使ってよい場面を3つだけ先に示してください。

Q. 社員が10人未満の会社でも、規程を作る必要はありますか

就業規則の作成と届出が義務づけられるのは、常時10人以上の労働者を使用する使用者です。10人未満の会社に作成義務はありません。ただし規程は義務とは別に、判断を1箇所へ集めるために作ります。A4で1枚、9条と施行日だけの形から始めれば足ります。所管部署を先に決めると、あとから広げやすくなります。

Q. 公開されている雛形を、そのまま自社の規程にしてよいですか

下書きまでは雛形で足ります。公開されている雛形は、組織に合わせて追加や修正を加えて使う前提で配られています。ただし適用範囲、就業規則の条番号の参照、施行日の3つは自社でしか埋められません。写す前に、自社の就業規則の条番号だけは確かめてください。適法性の判断は社会保険労務士に依頼します。

まとめ

生成AIの利用規程は、条文の巧さで決まりません。決めるのは、いつから効くのか、誰が直せるのか、違反したときにどの文書を根拠にするのかの3つです。器は9条と附則で足ります。

処分の種類と程度は就業規則が持ち、規程は違反の線と参照の1行を持ちます。全社員に及ぶ定めを置くなら、意見聴取と届出の手続きが付いてくることがあります。条が多い規程は改定の決裁が重くなり、実態から離れていきます。守らせたい内容こそ、直しやすい場所へ置いてください。

次の一手は、施行日を1つ決めることです。決める中身の順番は決める内容と順番から組み立てるガイドラインの作り方に。運用の形まで落とす段は導入と運用のルールの標準構成に整理してあります。自社だけで線を引ききれないときは、無料AI活用セッションで一緒に決められます。