操作マニュアルのテンプレート｜システム手順書をAIで作る方法

「その画面、どこから入るんでしたっけ」。経理システムで請求書を発行するたび、同じ質問が担当者へ飛びます。操作手順書はあります。書いてあるのは操作の名前だけで、画面のどこを押すかは書かれていません。

入って間もない社員は、たいてい最初の一画面でつまずきます。

社内システムの操作マニュアルでつまずくのは、たいてい次の3点です。

• 手順は書いてあるのに、その画面にたどり着けない
• スクリーンショットを撮って貼る作業に時間がかかり、途中で止まる
• 画面が更新されるたびに古くなり、誰も直さないまま放置される

この記事では、社内システム・ソフトの操作マニュアルに絞って、次のことに答えます。

• 操作マニュアルの雛形5欄と、そのまま貼って使えるひな形本文
• スクリーンショットの撮り方と並べ方のルール
• 撮った画面をAIに読ませ、手順文へ書き起こさせる3ステップ
• 画面変更のたびに腐る問題を、更新のきっかけで止める方法

この記事の対象は、パソコンやシステムの画面操作です。業務そのものを全社で標準化したい場合は業務マニュアルの作り方、手や体の動きを残したい場合は写真付きマニュアルの作り方が近い話になります。

Saix自身、社内マニュアル67本をAI（Claude Code）で生成しています。社内ポータル「Saixマニュアルブック」に集約し、ツールの操作手順も同じ本棚に置いています。

作り手であり運用者でもある立場から、机上論ではなく手を動かす前提で書きます。

撮影した動画から手順書を起こしたい方は、次の記事が参考になります。

あわせて読みたい

動画マニュアルをAIで作る方法｜手順書を自動生成する5ステップとツール比較業務を撮った動画から手順書を起こす5ステップを、プロンプト付きで解説。AIができること・人がやることの線引きと、ツールを買うか自作するかの判断基準までまとめています。

操作マニュアルが読まれない理由｜抜けているのは手順ではなく前提

操作マニュアルが使われないのは、手順の数が足りないからではありません。抜けているのは、その画面にたどり着くまでの前提です。

書いた人は毎日その画面を開いています。ログイン後にどのメニューを通るかは、もう意識に上りません。だから手順書は「請求書発行画面を開く」の一行で始まります。

読む側は、その一行で止まります。メニューが3階層あり、似た名前の項目が2つ並んでいるからです。

医療機器の商社で、受注システムの操作手順書を新人に渡した例があります。手順は12行あり、内容自体は正確でした。新人が止まったのは1行目です。権限が付与されておらず、そのメニュー自体が画面に出ていませんでした。

権限の話は、手順書のどこにも書かれていませんでした。毎日使う人にとって、権限は最初から在るものだからです。

操作マニュアルの雛形は5欄｜対象・前提・手順・画面・エラー時

操作マニュアルに必要な欄は5つです。この5つが埋まっていれば、書き手が誰であっても操作マニュアルとして機能します。

欄	書く内容	抜けると起きること
対象・目的	誰がどんなときに使う操作か	使う場面を取り違えて別の画面を触る
前提条件	必要な権限・アカウント・事前の登録	1行目で止まり、権限待ちになる
手順	クリック先を1動作ずつ・番号付き	人によって操作の順番が変わる
画面	迷いやすい箇所のスクリーンショット	似た名前の項目を押し間違える
エラー時	出やすいメッセージと、その場の対処	止まった瞬間に担当者へ質問が飛ぶ

5欄のうち、手順の欄だけが埋まった操作マニュアルがいちばん多く見つかります。現場が止まるのは、前提条件とエラー時の欄が空いているときです。

そのまま社内で配れる形にすると、雛形はこうなります。角かっこの中身を差し替えて使います。

# ［システム名］：［操作名］の手順

## 対象・目的
・対象者：［部署・役割］
・使う場面：［いつ・何のために行う操作か］

## 前提条件
・必要な権限：［ロール名／申請先］
・事前に必要なもの：［アカウント・データ・承認］
・所要時間の目安：［分］

## 手順
1. ［画面名］を開く（メニュー：［第1階層］＞［第2階層］）
2. ［操作］→ 完了の判定：［画面に何が出れば成功か］
3. ［操作］→ 完了の判定：［画面に何が出れば成功か］

## 画面
・迷いやすい箇所のみ添付：［画面名・押す位置］

## エラー時
・［メッセージ文言］：［原因］→［その場の対処］
・上記で直らない場合の連絡先：［部署名］

手順の各行に「完了の判定」を付けているのが要点です。操作が成功したかどうかを画面の表示で言い切ると、読む側が自分で確認できます。

前提条件の欄は、書く順番も決めておきます。権限、事前に必要なもの、所要時間の3つをこの順で並べます。権限を1行目に置くと、着手前に止まる人がいなくなります。

所要時間を入れる理由は別にあります。5分の操作と40分の操作では、着手する時間帯の判断が変わるからです。目安が書いてあると、締め切り直前に始めて途中で止まる事故が減ります。

スクリーンショットは1手順1枚｜全画面を撮らず、押す位置だけ切り取る

画面を貼り始めると、操作マニュアルづくりは急に重くなります。撮って、切って、囲んで、並べる。この工程で止まる会社がとても多くあります。

撮り方のルールを先に3つ決めると、作業が軽くなります。

• 1 迷う箇所だけ撮る全手順に画面を付ける必要はありません。押す場所が名前から想像できない箇所と、似た項目が並ぶ箇所に絞ります。10手順なら3枚で足ります。
• 2 全画面ではなく周辺を切り取る画面全体を貼ると、スマホで開いたときにボタンが読めません。押す位置とその周囲だけを切り取ります。
• 3 囲みは1枚に1つまで赤枠を2つ以上入れると、どちらを先に押すか分からなくなります。2か所を示したいなら、画像を2枚に分けます。

並べ方も決めておきます。画像は手順の番号の直下に置き、キャプションに手順番号を書きます。画像とテキストが離れると、更新のときにどの画像が古いのか追えなくなります。

ファイル名も後から効きます。「screenshot_2026-07-20.png」のままだと、差し替えるべき画像を探せません。「請求書発行_03_承認ボタン.png」のように、操作名と手順番号を入れておきます。

撮る画面の中身にも一つ決めごとが要ります。本番データが写った画面は、そのまま社内資料に貼らないほうが安全です。

訪問看護のステーションで、記録システムの操作手順書に利用者名が写ったまま配られた例があります。作った人に悪気はなく、自分の担当画面をそのまま撮っただけでした。

テスト環境で操作するか、ダミーの氏名を入れてから撮る。この一手間を最初のルールに入れておくと、後から全画像を撮り直す事態を避けられます。

AIに画面キャプチャを読ませる3ステップ｜下書きは1操作15分で出る

ここからが本題です。撮った画面をAIに読ませると、手順文の下書きが出てきます。ゼロから文章を書く工程が消えるので、1操作あたり15分程度で叩き台が手に入ります。

ChatGPT・Claude・Geminiはいずれも画像を添付して質問できます。特別なツールを契約する必要はありません。

一度に渡せる枚数の上限も、公式ドキュメントを1件ずつ開いて確認しました（2026年7月時点）。Anthropicの公式ドキュメントには、claude.aiは1メッセージあたり20枚と記載があります。API（システム同士をつなぐ接続口）なら1リクエストあたり100枚です。

OpenAIの公式ガイドは1リクエストあたり1,500枚まで。Geminiの公式ドキュメントは1リクエストあたり3,600ファイルまでと明記しています。1つの操作で撮る画面はせいぜい20枚なので、上限で困る場面はまず来ません。

迷うのは枚数ではなく順番です。撮った順にファイル名の番号を振ってから渡すと、AIが手順の並びを取り違えません。

STEP1：操作しながら順番どおりに画面を撮る

何を実際にその操作を1回通しで行い、画面が切り替わるたびにキャプチャを撮ります。

どうやって撮る順番がそのまま手順の順番になるので、途中で戻らずに一気に通します。文章は一切書きません。ここで整った説明を用意しようとすると、着手が翌週にずれます。

ゴール：1操作ぶんの画面が、操作した順に並んでいればOKです

STEP2：AIに画像を渡して手順文へ変換させる

何を撮った画像をまとめて添付し、5欄の型に整形させます。

どうやって下のプロンプト（＝AIへの指示文）を使います。プロンプトとは、AIに「こう作ってほしい」と伝える指示の文章のことです。

社内システムの操作マニュアルを作ります。
添付した画面キャプチャは、［操作名］を実際に操作した順番に並んでいます。
画像を1枚ずつ読み、次の型で手順書の下書きを作ってください。

【出力の型】
1 対象・目的／2 前提条件／3 手順／4 画面／5 エラー時

【出力の条件】
・手順は1行1動作にする。2つの操作を1文に混ぜない
・各手順に「完了の判定：画面に何が表示されれば成功か」を1行付ける
・ボタン名・メニュー名は、画像に表示されている文字をそのまま使う
・画面に写っていない前提（権限・事前申請・締め日）は推測で書かず、
　末尾に「確認が必要な項目」として一覧化する
・画像から読み取れない箇所は［要確認］と書き、推測で埋めない

最後の2行が効きます。AIは情報が足りない箇所を、それらしい文章で埋めてしまいます。空欄にして一覧化させると、現場に聞くべきことがそのまま質問リストになります。

ゴール：下書きと「確認が必要な項目」の一覧が手元にあればOKです

STEP3：画面に映らない情報を人が足す

何をAIが空欄にした箇所を、その操作を毎日している人に聞いて埋めます。

どうやって「間違いを直してください」と頼むと、赤字は返ってきません。「この手順どおりにやったら、どこで止まりますか」と聞きます。止まる場所は、経験者ほど具体的に答えられます。

返ってきた内容をAIに渡し、前提条件とエラー時の欄へ反映させます。用語のゆれを一括で直したいときは、次の指示を添えます。

次の手順書を、社内の呼び方に合わせて整えてください。
・［システムの正式名称］は本文中すべて「［社内での呼び方］」に統一する
・画面名は、添付画像に表示されている文字を優先する
・専門用語が出たら、初出のその場で1文の説明を付ける
・変更した箇所を、末尾に一覧で示す

ゴール：前提条件とエラー時の欄が埋まり、［要確認］が残っていなければOKです

Saixの実運用｜操作手順もマニュアルと同じ本棚に置く

Saixでは、社内マニュアル67本を1つのポータルに集約しています。ツールの操作手順も、業務のマニュアルと同じ棚に置いています。

操作手順だけを別のフォルダに分けない理由は単純です。探す人は「システムの操作」ではなく「請求書を出したい」という用事で探すからです。

正本はローカルの管理フォルダに置き、目録ファイルからポータルへ一方向で同期しています。目録から外したものはポータルからも消えます。編集する場所と読む場所を分けておくと、最新版がどれか分からない状態が起きません。

社員が操作で詰まったときの動線も、探すではなく聞くに寄せています。AIヘルプデスクに質問すると、社内資料だけを根拠にした回答と、出典のマニュアル最大3件が返ります。回答をうのみにせず、出典から原典を開いて確かめる前提で運用しています。

質問のログも捨てずに使っています。操作の質問が集中している領域が、そのまま次に直すマニュアルです。質問が来ない資料は、当面そのままにしています。

探す時間が「人に聞く」から「AIに聞く」に置き換わったのが、いちばん大きな変化です。手元の資料をそのまま自動回答につなげる手順は社内FAQをAIで作る方法で扱っています。

更新が止まる3つの原因｜画面が変わるたびに腐る問題の直し方

操作マニュアルは、業務マニュアルより早く古くなります。システムの画面は、こちらの都合と関係なく変わるからです。

とはいえ、腐る原因は画面変更そのものではありません。変わったことに誰も気づけない状態が原因です。原因は3つに整理できます。

原因1：更新の合図が無く、気づいた人まかせになっている

「気づいた人が直す」は、結局だれも直しません。合図を2つだけ決めます。ベンダーからアップデート通知が届いたとき。同じ操作の質問が2回来たとき。この2つに当たったときだけ着手すると、更新は月に数本で収まります。

クラウド会計や勤怠のサービスは、更新情報のページを公開しています。通知を受け取る担当を1人決め、通知が来たら該当の操作マニュアルだけを開きます。

原因2：画像を貼りすぎて、差し替えが重くなっている

画面を10枚貼った手順書は、画面が変わると10枚とも疑わしくなります。撮り直しの負担が重いほど、更新は後回しになります。

迷う箇所だけに絞っておくと、差し替えは1〜2枚で済みます。画像の枚数は、そのまま将来の更新コストです。

原因3：本文と画像の置き場所が分かれている

画像を共有ドライブの別フォルダに置くと、本文を直しても画像が残ります。手順は新しいのに、画面だけ旧デザインという状態が生まれます。1操作1ファイル、画像も同じ場所に持たせます。

読む側は、本文と画像が食い違ったとき画像を信じます。文字より先に目に入るからです。古い画面が1枚残っているだけで、その手順書全体が疑われます。

3つの原因に共通するのは、AIの精度ではなく人の工程です。合図を決める。枚数を絞る。置き場所を1つにする。この3つは、最初の1本を作る日に決めておけます。

更新の手順は作るときと同じです。変わった画面だけを撮り直し、旧版の本文と一緒にAIへ渡して差分を反映させます。属人化した操作から手をつけたい場合はAIで属人化を解消する方法が近い話になります。

業界ごとの雛形から入りたい場合は、AIマニュアルテンプレート｜業界別の雛形とAIで埋める手順に型がまとまっています。

よくある質問

Q. 社内システムの画面をAIに読ませて、情報が漏れないか不安です

顧客名や金額が写った画面は、AIに渡す前に加工してください。テスト環境で操作して撮る、またはダミーデータを入力してから撮るのが確実です。加えて、入力内容を学習に使わない設定になっているかを、利用中のサービスの公式ページで確認します。渡す画面を選ぶ運用が、規約の確認より先に来ます。

Q. 操作マニュアルは何本くらいから作り始めるのが現実的ですか

1本で構いません。質問がいちばん多く飛んでくる操作を1つだけ選んでください。10本まとめて作ると、運用に載せる前に画面が変わります。1本を配って質問が減るかを確かめてから、2本目に進むほうが確実です。担当者が1人しかいない操作から選ぶと効果が見えやすくなります。

Q. システムの画面が変わったら、全部撮り直しですか

変わった画面だけです。全体を撮り直す前提で作ると更新が重くなり、そこで止まります。1手順1枚に分けておくのは、差し替える範囲を1枚で収めるためです。

新旧のバージョンが混在する期間は、手順の冒頭に「この手順は［バージョン］の画面です」と1行入れてください。新旧を1本に混ぜると、どちらの読者も自分の画面と違うところで手が止まります。混在が長引くときは、期間を区切って2本に分ける方が早く収束します。

まとめ

操作マニュアルで先に埋めるのは、手順ではありません。対象・前提条件・エラー時の3欄です。手順と画面の欄は、撮ったキャプチャをAIに読ませれば下書きが出ます。人が書くべきなのは、画面に映らない権限と例外の情報だけです。

作り方は3ステップです。操作しながら順番どおりに撮る。画像をAIに渡して5欄の型へ変換させる。空欄になった箇所を、毎日その操作をしている人に聞いて埋める。1操作なら15分程度で叩き台が出ます。

腐らせない工夫は、更新の合図を2つだけ決めることです。アップデート通知が来たとき。同じ質問が2回来たとき。画像を迷う箇所だけに絞っておくと、差し替えは1〜2枚で終わります。

次の一手は、質問がいちばん多い操作を1つ選び、その操作を1回通しでキャプチャすることです。手順書全般の作り方から整えたい場合は手順書をAIで作成する方法が近い話になります。正本づくりから定着の運用まで整えたい場合は、AIマニュアル構築支援で実際の形をご覧ください。